1. КариериМедицинска кариераМедицинско фактуриране и кодиранеРолята на професионалния медицински билър и кодер
Медицинско таксуване и кодиране за манекени, 3-то издание

От Карън Смайли

И така, какво прави медицински билър и кодер? За да си осигурите навременно плащане за доставчика (тоест вашия работодател или клиент), ще намерите работа и общуване с много различни хора. Като представител на офиса е добре да бъдете приятелски настроени и достъпни както за пациентите, така и за платените. В крайна сметка, професионалното поведение, което проявявате към пациентите, колегите от офиса, началниците си и платеците, с които работите, изминава дълъг път, за да ви помогне да утвърдите ролята си на главен адвокат. Но трябва да спазваш професионалните граници и да се държиш професионално по всяко време.

Независимо дали обсъждате липсваща информация за приемане на пациенти с персонала на предния офис или правите своя случай пред представител на платеца, след като сте задържали за един час, трябва да закалите разочарованията си с известна степен на доброта и разбиране. Обработването на искове е бизнес и трябва да го преглеждате и да го съобщавате обективно, особено когато вършите детективска работа по проследяване на неплатени искания. Без значение с кого имате работа - вашите приятели в предния офис или новия ви най-добър приятел Джордж от линията за помощ на Medicare - останете фокусирани върху фактите. Оставете емоциите си на вратата и се придържайте към това, което има на екрана на хартия или компютър.

В следващите раздели ви казвам как да поддържате вашия работодател / клиент в горната част на вашия списък с приоритети, докато взаимодействате с пациенти, платци и други.

Медицински билър и кодери се занимават с пациенти

Въпреки че ще прекарате лъвския дял от времето си, уютен до своите кодиращи книги и софтуер, понякога се налага да взаимодействате с пациенти. В тези взаимодействия, вашите дипломатически котлети идват по-добре. Навигацията на понякога разхлабените води на отношенията с пациентите не винаги е лесна, особено когато пациентът, с когото работите, може да е видимо емоционален.

В този вид ситуация - или във всяка ситуация, включваща пациент - най-добрият ви залог е да бъдете учтиви, да поддържате своето професионално поведение и да се съсредоточите върху фактите. В следващите раздели обяснявам как да се справите с някои от по-предизвикателните взаимодействия с пациентите.

Пациентите са клиенти на лекаря (а не ваши), така че винаги се отнасяйте към тях с уважение и съпричастност. Без пациентите доставчиците на здравни услуги няма да имат приходи, а ако не получат заплащане, няма да ви бъдат платени.

Когато пациентът не може да плати сметката

По някакъв начин пациентите са платници на видове, защото в много случаи те са отговорни поне за част от сметката, която кодирате. Например, пациентът може да е отговорен за 20-процентна застраховка, което означава, че тя трябва да плати 20 процента от това, което кодирате и сметите. (Глава 6 обхваща по-подробно застрахователните планове и видовете пациенти, които обикновено се очакват.)

В малка офисна обстановка може да сте същия човек, който получава обаждане от пациента, който не може да плати сметката й, и тези проблеми могат да бъдат много трудни за решаване. В тази ситуация, останете професионални, но бъдете съпричастни към дилемата на пациента. Ето няколко предложения:

  • Следвайте правилата на работодателя си относно контакт с пациенти. Доставчиците ви уведомяват, когато се свържете с пациент е добре и какъв метод предпочитат за тази комуникация. Идентифицирайте се отпред. Когато се обаждате на пациенти, винаги им съобщавайте, че сте в офиса за фактуриране на д-р Смит или в офиса за фактуриране в Клиниката на Смит. Бъдете слушател, а не говорещ. Не е необходимо да предавате твърде много информация за вътрешната работа на вашия клиент или работодателски офис на пациент, ако изобщо има такъв. Например доставчиците не искат непременно пациентите им да знаят кога фирмата за фактуриране или представител (вие) е извън сайта. Обяснете всички налични опции на плана за плащане. Ако вашият офис приема кредитни карти, плащания на вноски или опции за финансиране, обяснете тези на пациента.

Когато пациентът не разбира как работи застраховката му

Пациентите, с които общувате, може да не разберат напълно как работи застраховката, така че може да бъдете призовани да обясните някои основи на застраховката. Тази ситуация често възниква, когато застрахователното дружество изпраща плащане на пациента вместо доставчика по грешка, когато пациентът получи обяснение за обезщетенията (EOB), което не разбира, или когато пациентът получи сметка от доставчика, той не очакваше.

Много такива ситуации възникват, когато пациентите са извън мрежата и в резултат на това самите те са отговорни за голяма част от сметката. В тези ситуации следните предложения могат да ви помогнат да разрешите проблема:

  • Преди да осъществите обаждания, уверете се, че знаете каква е политиката на доставчика по отношение на пациенти извън мрежата. Ако доставчикът съзнателно лекува пациенти извън мрежата, трябва да се приеме политика за справяне с начина, по който ще се обработват тези твърдения. Ако пациентът получи чек от застрахователната компания по погрешка, може да бъде ваша отговорност да се обадите на пациента и да му обясните, че трябва да предадат чека на доставчика. Алтернатива е да информирате пациента за ситуацията и след това да ги таксувате за пълните такси, обяснявайки, че те могат да използват застрахователния чек, за да платят сметката. За съжаление, някои пациенти отказват да предадат чека. В този случай агенциите за събиране се включват или се завеждат съдебни дела. Информирайте пациентите за опциите на плана за плащане. Когато се очаква допълнително плащане от пациента, обяснете всички налични планове за плащане, включително кредитни карти или възможности за финансиране, приети от доставчика. Винаги бъдете сърдечни, дори когато пациентите могат да се ядосат и да насочат гнева си към вас. Не позволявайте да бъдете привлечени в спор. Опитайте се да запомните, че фрустрацията на пациента не е лична. Дръжте коментарите си приятелски и професионални и ще постъпите правилно от работодателя или клиента си.

Медицинският билър и кодери работят с платци

Вашата основна цел при взаимодействие с платци е проста: Уверете се, че платците показват на клиента си парите! В идеалния случай вашият софтуер за фактуриране и клиринговата къща ще ви информират за състоянието на исканията (къде са и кога са получени) чрез отчети, които могат да генерират. Клиринговата къща (агенцията, която предава искането от доставчика на платеца) също генерира партиден отчет, който идентифицира претенциите, предавани във всяка партида. В резултат на това трябва да знаете къде е всеки иск в процеса.

Понякога обаче иск не се обработва. В такъв случай трябва да поговорите с истинско, живо човешко същество, за да разберете защо. Когато се обаждате на платец за последващо вземане, вие сте гласът на доставчика на здравеопазване, така че винаги действайте професионално. Не забравяйте, че това, че сте хубави, ви осигурява по-добро обслужване.

Забележете името на представителката (и първото начално име на нейното фамилно име), когато се обадите, за да продължите по иск, и след това използвайте нейното име, докато говорите. Хората обичат да чуват собствените си имена, така че повторете името на представителката обратно към нея. След като представителят казва: „Казвам се Сю“, можете да се представите с „Здравей, Сю. Това е Джон от офиса на доставчика Смит. Как се справяте днес? ”Поддържайте тона приятелски, а не конфронтационен (поне в началото). Не боли да отбележите и телефонния номер и часа на вашето обаждане. По този начин при следващи обаждания можете да използвате тази информация, за да докажете, че сте говорили с някого в офиса на платеца; тази информация е особено удобна, ако системата на платеца няма запис на вашето обаждане.

Останал пациент

Обикновено от представителя на платеца се изисква да получи три идентификационни номера както за доставчика, така и за пациента. В повечето случаи представителят ви пита за името и конкретната информация на доставчика, като данъчен идентификационен номер (TIN) или национален идентификатор на доставчика (NPI). Трябва също да посочите името на пациента, идентификационния номер на члена и датата на раждане. Едва след като предоставите тази информация, представителят на доставчика може да обсъди с вас конкретната информация за рекламация.

Искането за тази информация не е тактика за спиране от страна на представителя на платеца. Това се изисква от Закона за преносимостта и отчетността на здравното осигуряване (HIPAA). HIPAA гарантира, че поверителността на пациента е защитена и само тези, които имат нужда да знаят, са поверителни на тази защитена информация.

Получаване на желаната резолюция

Едва след като преминете през първоначалната стъпка (доказвайки, че имате нужда да знаете поверителната информация на пациента), можете да се допитате до конкретния въпрос. Ето някои насоки:

  • Ако човекът, с когото разговаряте, не е в състояние да ви помогне с вашето запитване, помолете да бъде прехвърлен. Когато сте прехвърлени на надзорен орган, не хвърляйте вина. Просто опишете проблема и причината, поради която смятате, че другият човек не е предоставил нужната ви резолюция. Уведомете надзорния орган, че имате всякаква увереност, че той или тя могат да разрешат проблема. Ако все още не можете да разрешите проблема, изпратете писмено искане и идентифицирайте проблема в допълнение към очакванията си. Уверете се, че също така дефинирате договорното задължение, което подкрепя вашата позиция. След като изпратите това писмено искане, следвайте обаждане, за да се уверите, че заявката е получена и препратена в правилния отдел за подходящи действия. Не заплашвайте и не обвинявайте Вместо това застанете зад въпросния иск и вашите очаквания, както са дефинирани от всеки договор или държавно законодателство по отношение на обработването и плащането на претенции. Не печелите нищо, като обвинявате представител за връзки с доставчика, че не е обработил рекламация. Вместо това помолете представителя да ви помогне да идентифицирате причината (ите), при която искането е обработено неправилно или е било отхвърлено. Направете този човек свой съюзник, а не свой противник.

Всяка информация, която представителят ви дава при обаждането, не е гаранция за плащане (всъщност в началото на разговора ви представителят трябва да ви каже това директно). Както винаги, плащането зависи от предимствата, посочени в индивидуалния план на пациента.

Медицинският билър и кодери предоставят положителни отзиви на колегите

Част от това да бъдеш професионалист е в състояние да предостави положителна обратна връзка на колегите. Да си признаем: Офис политиката често се играе (добре, винаги), така че да се разбираме с колегите си е важно. От рецепционистката на рецепцията до приемната медицинска сестра имате много възможности да поддържате нещата положителни в офиса (дори ако някой ви кара да ядете).

Успехът на работата ви като билър / кодер зависи до голяма степен от точността на информацията, която се получава, когато всеки пациент се регистрира. Ето няколко съвета как да получите (или да продължите да получавате) необходимата информация от рецепцията:

  • Уверете се, че хората на рецепцията, които улесняват този процес, разбират важността му и ги уведомете колко оценявате усилията, които влагат, за да получат сътрудничество от пациентите. Ако необходимата информация често липсва или е невярна, разгледайте формата и вижте дали можете да идентифицирате определена област, която затруднява събирането на необходимата информация. Обсъдете проблема с мениджъра на офиса и дипломатично напомнете на персонала, че грешките в предния край на искането забавят плащането. Ако офисът използва електронни медицински записи, които използват електронна регистрация на пациенти, уверете се, че необходимата информация е програмирана в задължителното поле.

Повечето офиси, които използват електронни медицински записи, са договорени със или имат собствена софтуерна поддръжка (отдел „Информационни технологии“). Работете с ИТ отдела, за да сте сигурни, че е въведена необходимата информация.

Когато обсъждате недостатъци в работата в офиса или представянето на колегата, опитайте се да използвате конструктивни предложения. Следващите примери илюстрират как да изразите положителните отзиви. Забележете как всеки идентифицира проблема и отваря вратата за възможно решение без обвинение или обвинение:

  • „Смятате ли, че трябва да преразгледаме демографската форма, тъй като не винаги събираме необходимата информация отпред?“ „Имаме ли контакт в застраховка XYZ, до който (или аз) можем да се свържем с нас за помощ по този въпрос?“ „Идентифицирах модел, който показва, че не правим разлика между застрахователните планове на AEIOU, когато ги въвеждаме в софтуера за фактуриране. Моля, не забравяйте да проверите адреса на застрахователната карта на всеки пациент, когато въвеждате демографски данни и информация за плащане. " "Д-р Смит обикновено не диктува, докато не му бъде напомнен. Можем ли да създадем дистанционна система за диктовки, за да го улесним? “ „Ще бъде по-бързо подаването на рекламации, ако разполагаме с необходимите фактури, без да ги искаме. Можем ли да настроим процес, при който фактурите да бъдат копирани в платежната служба при получаване? “ „Не можем да подадем искове, които чакат съобщения за патология. Има ли начин да имаме достъп до тези доклади директно през лабораторията? “ „Ако Джо се нуждае от помощ при съвпадение на платеца, ще се радвам да го направя с него.“ (За разлика от това да казвам на Джо, че ще се справите сами). „Благодаря!“ Най-важното изречение от всички.