1. СофтуерMicrosoft OfficeSharePointSharePoint Управление на сайта

От Розмари Уити, Кен Уити

Управлението получи някакъв лош рап, отчасти заради връзката му с банковите скандали от минали години. Хората чуват думата и получават всички капризни и тревожни, особено когато някой предлага управление, което ги засяга. Но добре изработеният план за управление на уебсайта на SharePoint не е за ограничаване на хората; всъщност той съдържа достатъчно подробности, за да гарантира определено ниво на последователност и надзор. Управлението на уебсайта е свързано с хората, политиките и процесите, които изработват вашия сайт. Вашето управление ви помага да разберете как да приложите всички най-добри нови функции на SharePoint.

Провалът не е опция (нито гледа встрани, и подсвирква)

Един от ключовите драйвери на Microsoft SharePoint на продукта беше целта да предостави повече контрол и конфигурация в ръцете на потребителите; SharePoint е проектиран да бъде платформата на хората.

И хората, както вероятно сте забелязали, са склонни да бъдат непредсказуеми. Така че SharePoint + Човешката природа = Хаос. Рано или късно неконтролираното разпространение на сайтове и подсайтове, начините за правене на неща, начините за маркиране и прилагане на метаданни и начините за управление на документи наистина ще доведат до много грозна инсталация на SharePoint. Опитът да се идентифицира и приложи управлението в този момент може да бъде неудовлетвореност.

Това е дълъг начин да се каже, че ще трябва да се обърнете към управлението рано или късно. Вземете този съвет: Направете управлението на SharePoint висок приоритет и започнете сега.

Получаване на изпълнителен вход и поддръжка

Успешните планове за управление обикновено имат защитник на видимостта, който да ги подкрепя и комуникира. Така че намерете изпълнителен директор, който да влезе в сила. Няма да ви е много трудно да преведете случая на ръководство; те вече са инвестирали в мощна SharePoint платформа и вероятно поддържащите функции са от решаващо значение за успеха на вашата организация. Подредете изпълнителната подкрепа и я включете, за да стимулирате формирането и участието в дейностите на управителния комитет.

Изграждане на ефективна управленска група

ИТ екипът обикновено доминира в управителните комитети; те трябва да управляват сървърното пространство, да се справят със групите за сигурност и да прилагат нова функционалност. Това са достатъчна мотивация за формализиране на голяма част от това, което правят с SharePoint. Но комитет за управление, съставен изцяло или дори до голяма степен от ИТ ресурси, няма да ви отведе там, където трябва да бъдете.

В допълнение към вашия изпълнителен спонсор, вашата управленска група трябва да представлява разнообразен микс:

  • Включете представители от бизнеса. Информационните работници, които използват SharePoint през цялото време, често са в най-добрата позиция за създаване на реалистични политики за управление и за идентифициране на пропуски в управлението. Включете представители от всички области на съответствие. Те могат да се застъпват за управление, което насърчава спазването на регулациите, които засягат вашия бизнес. Наемайте хора от корпоративните комуникации и обучения. Тези хора са в добра позиция не само да се занимават с управлението в области като брандиране, но също така могат да помогнат за изработването на план за популяризиране на решенията за управление и осигуряване на управление на организационните промени в подкрепа на тези решения.

Намиране на правилното ниво

Не се опитвайте да идентифицирате и адресирате всичко, което някой може да направи с SharePoint; осигурете защитни парапети, за да насочвате потребителите си в подходящите неща, които да правят или да избягват. Тези неща варират в зависимост от организацията; няма магически списък на какво да се обърнете. (По-големите организации имат нужда от повече управление от по-малките организации.)

С течение на времето вашата управленска група ще разкрие области, които се нуждаят от управление, и това ще ви бъде полезно, ако вече имате ясен процес за предлагане, оценка и прилагане на управлението, когато и където възникне нуждата.

Твоето, моето, нашето: да решаваш кой притежава какво

Стартирайте усилия за управление, като помислите кой: Кой може да прави какво? Кой притежава какво? Например, можете да започнете с определяне на кой може да предоставя сайтове от най-високо ниво и кой може да предоставя помощни сайтове. Или кой трябва да определи къде принадлежат определени видове документи. Или кой решава кое заслужава нов тип съдържание (и кой е собственик на промените в него).

Ако имате глобална навигация, определете кой решава какво отива там. И така нататък. Кой ще предложи как, така че можете да разгледате това по-нататък.

Едно от любимите ни упражнения за управление е да проектираме началната страница на екрана за вашата управленска група. След това попитайте кой има право да актуализира страницата. Тъй като началната страница обикновено връзва към толкова много други страници, тя естествено води дискусията в други области на портала, които се нуждаят от собственост.

(Re) Посещение на политики за социални мрежи

Ако имате план за управление на социалните медии, той може да е разработен за управление на външни инструменти за социални мрежи; ако това е така, трябва да го прегледате отново в контекста на SharePoint.

Когато социалните медии, като например незабавни съобщения, започнаха да стават все по-разпространени, много компании реагираха, като блокираха достъпа до Интернет до тези приложения от страх какво ще кажат служителите и колко време ще загубят да ги използват. По същия начин, интернет дискусионните съвети и уикитовете бяха третирани с подозрение и всички видове корпоративни правила и разпоредби се издигаха около тях, което прави много корпоративни интранети повече като затвори. С течение на времето някои компании развиха управление около това кога и как служителите са използвали външни социални мрежи по време на компанията или използват името на компанията. Целта беше всички да бъдат фокусирани върху документи и данни и да се сведе до минимум междуличностния обмен.

В крайна сметка организациите, които мислят напред, признаха, че активното улесняване на неформалните взаимодействия между хората може да донесе полза на организацията, като направи обмена на информация по-ефективен, разкривайки скрити групи от опит и (о, между другото) признавайки, че хората са социални същества, които се нуждаят от определена степен на човешки контакт, за да се чувствате щастливи по време на работа.

SharePoint интегрира компоненти на социалните медии, използвани в реалния свят, на работното място. И възможността служителите не само да се свързват с връстниците си, но и да използват корпоративно санкциониран инструмент (SharePoint), за да следят дейностите на колегите (чрез емисии на живо и подобно на Twitter актуализиране на състоянието на микроблоговете), да обменят мнения с връстници (чрез социално маркиране и рейтинги) и информация за пула (уики) представлява значителна промяна от външните социални медии. Така че, ако имате конкретна политика на управление около социалните медии, прегледайте я в контекста на вътрешните комуникации. Вероятно ще откриете, че се нуждаете от съвсем нова стратегия.

Дизайн и брандиране

Независимо дали вашият SharePoint е вътрешен портал или публично-ориентиран уебсайт, интерфейсът трябва да отразява вашето корпоративно изображение, да представя определено ниво на цялостност на дизайна и да предоставя на потребителите постоянна навигационна схема, която им помага да намерят пътя си.

Вашият план за управление трябва да се занимава с външния вид и усещането и как нещата като глобалната навигация продължават да съществуват на вашия сайт.

Управление на съдържанието

Метаданните, типовете съдържание и таксономиите (о, моето!) Могат да помогнат за намаляване на заразата от излишна, но леко различна информация.

За да използвате управлението на съдържанието на вашата инсталация на SharePoint, насърчете последователността около метаданните и начина, по който се маркират нещата. Типовете съдържание са чудесен начин да се гарантира, че основен набор от тагове последователно се прилага към подобно съдържание, което прави съдържанието по-лесно за намиране, по-лесно използване и по-лесно филтриране. Така че идентифицирайте ключови метаданни, които трябва да бъдат формализирани чрез типове съдържание и да се прилагат в сайтове на SharePoint и след това развийте управление около тях.

Повторно използване на уеб части

Една чудесна особеност на SharePoint е фактът, че някой може да създаде наистина полезна уеб част и след това да я експортира и импортира за използване някъде другаде. Много уеб-части на трети страни са достъпни за изтегляне в интернет. За съжаление, някои уеб части съдържат зловреден код, който може да създаде проблеми със сигурността или просто не работи както се рекламира. По същия начин, дори някои вътрешно разработени уеб части могат да създадат проблеми, ако позволяват на потребителите да ги конфигурират. Когато сте готови да използвате уеб част от трети страни, не забравяйте да разгледате реномирана компания с много опит в SharePoint.

Уеб частите трябва да бъдат подложени на контрол преди да бъдат добавени към сайтовете ви в SharePoint. Разработете управление около това, как са тествани и одобрени, как изглежда процесът на контрол на промените и как те са пуснати и предоставени на разположение.

Поддържане на нещата актуални: управление на уеб операции

Управлението на уеб операциите е грижата и храненето на вашите SharePoint сайтове. Може да ви е лесно да мислите за сайтовете на SharePoint като проекти с дефинирани начала, средни и краища. Но в действителност те са по-органични от това. Уебсайтовете са като живи същества, които се разрастват и променят с течение на времето. Подобно на декоративните живи плетове, те изискват подрязване и поддръжка или те излязат извън контрол доста бързо.

Колкото повече трафик вижда вашият сайт, толкова по-важно е да се поддържате над тази поддръжка. Мениджърите на уеб операции притежават ножиците за подрязване, които оформят SharePoint, за да отразяват стратегическата визия и техническите цели на компанията, като същевременно гарантират, че нещата като проверка дали връзките все още работят или идентифициране и изтриване на нерелевантно или остаряло съдържание, ще се свършат. Трябва да посочите някой със зелен палец, който да подрязва и полива вашия SharePoint сайт.

  1. SoftwareMicrosoft OfficeSharePointКак да изградите SharePoint PowerApp

От Розмари Уити, Кен Уити

PowerApp да работи със SharePoint списък
  1. SoftwareMicrosoft OfficeSharePointКак да споделяте и следвате сайтове на SharePoint

От Розмари Уити, Кен Уити

Лесно е да следите сайта на SharePoint и да получавате актуализации за това, което се случва на него. С последната версия на SharePoint, опцията е толкова проста, колкото щракване върху икона със звезда на главната страница на SharePoint уебсайт, както е показано.

Икона на звездата SharePoint

Ако използвате приложението SharePoint Mobile, звездата е само докосване, както е показано на следващата фигура.

Икона на звезда на SharePoint Mobile

След като следвате сайта на SharePoint, той ще се покаже на главното ви табло за управление на SharePoint - главното табло, което виждате, когато влизате в Microsoft Office 365 и щракнете върху приложението SharePoint. Винаги можете да се върнете на таблото за управление, като щракнете върху менюто на приложението (иконата на вафли в горния ляв ъгъл на вашия екран) и щракнете върху SharePoint.

Когато следвате сайт, вие ще получавате всички новини и актуализации и активност на главното си табло за управление на SharePoint. На следващата фигура можете да видите, че следим сайта SharePoint For Dummies и под „Новини от сайтове“ виждаме нова статия за новини.

Следван SharePoint сайт

Ако използвате приложението SharePoint Mobile, на главния екран ще видите раздел Новини. Този раздел показва всички новини и активност от сайтовете, които следвате. Разделът Новини е показан тук.

Раздел SharePoint Mobile News

Същата статия с новини, която беше показана в уеб браузъра по-рано, също е показана тук в приложението SharePoint Mobile. Това е повтаряща се тема. Мобилното приложение SharePoint показва същото съдържание, което ще намерите, когато използвате SharePoint във вашия уеб браузър. Това е просто мобилна версия, предназначена да бъде по-лесна за използване на малки устройства.

Таблото за управление на SharePoint на Office 365 ще бъде достъпно само ако използвате SharePoint като част от Office 365. Ако използвате SharePoint On-Premises, консултирайте се с вашия IT отдел, за да разберете дали има консолидиран сайт, който имат за известия и активност.

Как да настроите сигнали за SharePoint

В допълнение към следене на сайт, можете също да настроите сигнали за други области на SharePoint. Например документите се съхраняват в специално приложение за SharePoint контейнер, наречено Библиотека. Приложението Документи, което се показва в лявата навигация на вашия сайт по подразбиране е пример. Сигналите са чудесен начин да следите промените, които вашите съотборници правят в документи и предмети.

Трябва да имате конфигуриран имейл адрес във вашия профил в SharePoint, за да получавате сигнали. Ако вашият SharePoint сървър се намира във вашата мрежа, това обикновено не е проблем. Office 365 обаче може да не е интегриран с вашата мрежа и информация за електронна поща. В тези ситуации вашият администратор може или да конфигурира ръчно имейл адреса ви или да ви даде разрешение за това.

За да настроите сигнал за съдържание в приложението Документи, изпълнете следните стъпки:

Предупреди ме в SharePointНов сигнал за SharePoint

За създаването на сигнали се нуждаете от разрешение за създаване на предупреждения. Това разрешение се предоставя обикновено с конфигурация извън кутията на групата SharePoint за членове на сайта.

Всеки път, когато потребителите кажат, че се нуждаят от работен процес, за да получават известия за промените, направени във файловете на проекта, първо опитайте предупреждение. Ще се изненадате колко често сигналите предоставят необходимите опции.

Ако приложението ви има личен или обществен изглед, който включва филтър, можете да се абонирате за промени само в този изглед. Например, кажете, че искате да получавате известие чрез текстово съобщение, когато елемент в приложение за проследяване на проблем има приоритет, зададен на Високо. Бихте създали изглед, който филтрира приложението при проблеми с висок приоритет. Изберете филтрирания изглед в секцията Изпращане на предупреждения за тези промени, когато създавате своя сигнал, и ще получавате сигнали, когато елементите отговарят на критериите за филтриране.

Как да управлявате сигналите за сайтове на SharePoint

Винаги можете да се върнете и да коригирате сигналите. Когато щракнете върху елипсата (показана по-рано на фигура 10-5), можете да изберете Управление на сигнали и да редактирате всички сигнали, които вече сте създали. Този бутон ви отвежда до една страница, вместо да навигирате до всяко приложение, където сте задали сигнал. Следващата фигура показва страницата Моите предупреждения.

Управление на SharePoint сигнали

За да управлявате всички сигнали, които имате на даден сайт и да ги променяте или изтривате, изпълнете следните стъпки:

  1.  Прегледайте приложение, където понастоящем се абонирате за сигнал.  В падащото меню за елипса изберете Manage My Alerts. Появява се страницата Моите предупреждения на тази страница.  Изберете правилната връзка за име на предупреждение. Показва се предупреждението за редактиране на тази страница с всички опции, които сте прегледали при първото създаване на сигнала. Променете настройките по желание. Не сте задали сигнала да започне с това? Все още можете да прочетете настройките и да промените избора (вижте предходните стъпки). Промените ви не засягат настройките на предупрежденията за други хора, ако сигналът е създаден за няколко потребители едновременно.  Щракнете върху OK, за да промените сигнала с новите си настройки, или Delete, за да изтриете сигнала. Изтриването на предупреждение, създадено за вас, не изтрива сигнала от други потребители, които са в групата, за която е създаден сигнал. Ако сте администратор на сайта, можете да управлявате сигналите на всички в сайта, като щракнете върху връзката Уведомления за потребители в секцията Администрация на сайта на страницата Настройки на сайта.

Когато събитието се случи, което съответства на вашия сигнал - например времето или местоположението на промяна в събитието в календара - получавате имейл във входящата си поща. Известието по имейл, което получавате, се основава на шаблон. Тези шаблони могат да бъдат модифицирани от вашия администратор, така че да предоставят повече подробности.

Вижте също

Рецепта за закуска с кето: Авокадо облачен тост кето десертна рецепта: кремообразно бисквитно тесто МусКето рецепта за ядене с едно гърне: рецепта за пържола с хрупкав калеКето рецепта за закуска: хрупкаво изпечен лук пръстени Кето рецепта: Каша от карфиол и подправено маслоЛов на призраци: какво трябва да знаете, преди да отидетеКак да смените батерията на автомобила Как да скочите Започнете автомобил как да кажете дали вашето превозно средство се нуждае от настройка Как да отстраните каталитичните конвертори Как често трябва да сменяте маслото си? Как да проверите нивото на маслото в автомобила си как да измиете охлаждащата система на вашия автомобил Как да отстраните проблема при прегряване на двигателяКак за смяна на гума Как да смените акумулатора на колаКак да намерите вероятности за примерна средна стойностКак Quarterbacks извикват играта и Audibilize по време на футболни игри