1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksПродукти и услуги в QuickBooks онлайн

От Илейн Мармел

Списъкът с продукти и услуги е еквивалентен на QuickBooks Online (QBO) на списъка с артикули на продукта на QuickBooks Desktop. Показвате списъка с продукти и услуги, като изберете Gear → Продукти и услуги. На следващата фигура е показан уплътненият изглед на списъка, за да можете да видите още продукти; избирате уплътнения изглед от зъбното колело в дясната част на страницата.

QuickBooks Онлайн продукти и услуги

Използвате списъка с продукти и услуги почти по същия начин, по който използвате списъците с клиенти и доставчици; например можете да търсите даден артикул по неговото име, SKU или описание на продажбите. Можете да идентифицирате колоните, които можете да използвате, за да сортирате списъка, ако плъзнете мишката върху заглавието на колоната; ако показалецът на мишката се промени в ръка, можете да щракнете върху тази колона, за да сортирате списъка, като използвате информацията в тази колона.

Как да установим категории в QBO

Категориите заместват подпозициите и са достъпни за всички абонаменти, които използват под-елементи, с изключение на тези, които мигрират от QuickBooks Desktop. Можете да използвате категории, за да организирате това, което продавате, и с помощта на различни отчети за продукти и услуги, дано ви помогне да разберете по-добре какво хората купуват от вас. Категориите не засягат счетоводството или финансовите ви отчети и не можете да присвоите категории на транзакции.

Можете също да използвате класове и / или местоположения, за да помогнете за по-нататъшни каталожни транзакции и финансова информация.

Можете да създавате нови категории, докато създавате елементи, или, ако предпочитате, можете да щракнете върху бутона Още на страницата със списъка с продукти и услуги и да изберете Управление на категории, за да създадете категории, така че те да са налични, докато създавате елементи. Да, можете да направите и двете.

От страницата с категории продукти, показана на следната фигура, можете да щракнете върху бутона Нова категория, за да добавите категория; панелът с информация за категорията се появява от дясната страна на екрана ви и просто предоставяте името на категорията. Ако категорията е подкатегория на съществуваща категория, поставете отметка в полето „Подгрупа“ и изберете името на съществуващата категория. Кликнете върху Запазване в долната част на панела, за да настроите категорията си.

Можете да създадете подкатегории с дълбочина до четири нива. Тоест можете да създадете категория, наречена Дрехи и след това да създадете подкатегория Облекло, наречена Обувки. За подкатегорията Обувки можете да създадете подкатегория, наречена Дамски обувки, а за категорията Обувки за жени можете да създадете една последна подкатегория, наречена Маратонки. Не можете да създадете подкатегория за маратонки, но можете да създадете друга подкатегория за дамски обувки, наречена Dress Shoes.

Категории продукти на QuickBooks

Ако е необходимо, можете да редактирате съществуваща категория; щракнете върху връзката Редактиране до категорията, която искате да промените, в таблицата на страницата с продуктови категории. Отново се появява панелът Информация за категорията, показващ текущата информация за категорията. Направете промени и щракнете върху Запазване; като алтернатива можете да щракнете върху Премахване, за да премахнете категория.

Ефектът върху елементите на премахване на категория зависи от това дали премахвате подкатегория или категория. Ако премахнете подкатегория, QBO премества зададените за нея елементи на едно ниво нагоре. Ако премахнете категория (без подкатегории) QBO прекласифицира елементите като категоризирани.

Как да настроите данъци върху продажбите в QBO

Не се измръзвайте; това е много по-лесно, отколкото може би си представяте. QBO съдържа съветник, който буквално ви превежда през процеса, като ви задава лесни въпроси като вашия адрес и дали трябва да начислявате данък върху продажбите извън държавата си.

Настройването на данъци върху продажбите преди да настроите елементи улеснява живота ви. Защо? Тъй като QBO използва информацията за данъка върху продажбите, която предоставяте, докато настройвате артикули. Ако не зададете данъци върху продажбите, преди да настроите артикули, ще трябва да се върнете и да редактирате всичките си елементи за облагаемост. Юк!

QBO проследява и отчита данъка върху продажбите автоматично за компании, които работят на базата на счетоводна отчетност. Освен това QBO автоматично изчислява данъка върху продажбите на транзакции, ако зададете счетоводната основа на QBO на компанията на Accrual.

И така, какво трябва да направите, ако вашата компания оперира на базата на счетоводство в брой? Задайте метода на счетоводството на вашата компания на начисляване, преди да настроите данъци върху продажбите (щракнете върху Gear → Account and Settings → Advanced). След това настройте данъка върху продажбите и след това променете своя счетоводен метод обратно в Кеш. Имайте предвид, че Центърът за данък върху продажбите ще проследява вашите задължения за данък върху продажбите на база Начисление, но можете да използвате отчетите за данък върху продажбите, за да идентифицирате правилния размер на данъка върху продажбите, който да платите.

Първият път, когато щракнете върху Данъци, QBO ви подканва да настроите данъци върху продажбите. Щракнете върху бутона Настройка на данъка върху продажбите. Ако още не сте въвели адреса на вашата компания в QBO, съветникът ще ви подкани да въведете адреса си. Ако вече сте въвели адреса си, QBO го показва на екрана, за да го потвърдите. Щракнете върху Изглежда добре, когато адресът ви е правилен, след което щракнете върху Напред.

След това съветникът пита дали трябва да начислите данък върху продажбите извън вашата държава; изберете Не или Да, според случая; ако щракнете върху Да, идентифицирате допълнителните състояния, в които начислявате данък върху продажбите. Щракнете върху Напред.

След това QBO ви пита кога започва текущата ви данъчна година, колко често подавате декларации за данък върху продажбите и датата, на която сте започнали да събирате данък върху продажбите за вашата данъчна агенция. Кликнете върху Got it !, и това е всичко - вашите данъци върху продажбите са настроени.

Като част от процеса на създаване на QBO той обозначава всички съществуващи клиенти като клиенти, плащащи данъци. Ако имате клиенти, които не трябва да плащат данък, като например държавни агенции, училища и благотворителни организации, редактирайте тези клиенти (Продажби → Клиенти → Редактиране) и в раздела Данъчна информация на диалоговия прозорец Детайли на клиента премахнете отметката Този клиент е облагаем с отметка и подробности за освобождаване от доставка, като например причината клиентът да бъде освободен от данък върху продажбите и идентификационния номер на сертификата за освобождаване на клиента. Можете също така да искате да прикачите копие на сертификата за освобождаване към клиента на страницата с подробности за клиента в QBO.

Добавяне на артикули за услуги и не-инвентар

Можете да създавате инвентар, не-инвентаризация и услуги и можете да редактирате партиди от елементи, за да промените вида им.

 1. За да покажете списъка с продукти и услуги, изберете Gear–> Products and Services.

 2. Щракнете върху бутона New.

QBO показва панела с информация за продукта / услугата от дясната страна на екрана, където избирате дали създавате артикул с инвентар, артикул, който не е инвентар, услуга или пакет.

QuickBooks Онлайн създаване на елемент

 3. Щракнете върху тип, за да го изберете.

В този пример се използва артикул без инвентар. Вие създавате услуга по същия начин, по който създавате артикул без инвентар, предоставяйки същия вид информация, показана в тези стъпки.

След това QBO показва панела за типа на избрания от вас артикул; на следващата фигура е показан панелът без инвентаризация.

QuickBooks Онлайн неинвентарен артикул

 4. Посочете име за продукта и, ако е подходящо, единица за съхраняване на запасите (SKU).

Можете също да изберете категорията на артикула.

Можете да качите снимка на елемента, като щракнете върху бутона Качване и отидете до мястото, където съхранявате снимката.

 5. В секцията Информация за продажбите можете

а. Поставете отметка в квадрат „Продавам този продукт / услуга на Моите клиенти“ и предоставете описание по подразбиране,

б. Предложете цената, която таксувате, когато продавате този артикул, и

° С. Изберете сметка за приходите, свързана с артикула; ако е необходимо, можете да създадете нов акаунт.

QBO използва тази информация, когато изберете този артикул при продажби.

 6. Уверете се, че в квадратчето „Облагаеми ли е данъците“ се появява отметка, ако е подходящо, и изберете едно от предварително зададените записи, които се показват в списъка за данък върху продажбите и списъците „Какво продавате“.

 7. За да се покаже разделът Информация за покупка, поставете отметка в квадратчето I Купувам този продукт / услуга от доставчик и след това, ако е необходимо, щракнете върху връзката Show More в долната част на прозореца.

Бързи книги онлайн покупка

 8. Представете описание по подразбиране, разходите, които плащате при закупуването на артикула, разходната сметка, свързана с артикула, и, ако искате, доставчика, от когото предпочитате да закупите артикула.

QBO използва тази информация, когато изберете този артикул при разходни транзакции.

 9. Щракнете върху Запиши и затвори.

QBO запазва артикула и преиграва списъка с продукти и услуги; новият елемент се появява в списъка.

Как да създадете инвентар

Създаването на инвентарен артикул има няколко допълнителни вида информация, която трябва да предоставите.

Елементи за онлайн инвентара QuickBooks

Доставете количеството, което имате под ръка, и датата, на която сте определили количеството. Трябва да предоставите Дата на дата или QBO няма да ви позволи да запазите продукта. Ако възнамерявате да въвеждате исторически транзакции, които използват елемента, който вие настройвате, уверете се, че сте въвели дата на дата достатъчно рано, за да се настанят тези транзакции - обикновено началото на фискалната ви година.

Не забравяйте, че преди да можете да продадете артикул, трябва да притежавате част от него. Ако не притежавате никой по време на създаването на артикула, вероятно ще го купите с помощта на разходна транзакция и това ще актуализира количествата ви вместо вас.

Ако използвате QBO Plus, можете да предоставите точка за пренареждане. Определете вашата точка за пренареждане като минималното количество, което преценявате, че имате нужда от ръка във всеки даден момент от време. QBO използва точката за пренареждане, която установявате, за да следи количеството на артикула в наличност и когато количеството на ръка пада равно или под установената точка за пренареждане, QBO ви напомня да поръчате повече.

Можете да зададете точка за пренареждане, след като сте създали инвентар; намерете продукта в списъка „Продукти и услуги“ и щракнете върху Редактиране в графата „Действие“. След това въведете точката за пренареждане и щракнете върху Запиши и затвори.

Можете също така да използвате списъка с продукти и услуги, за да видите артикулите, за които сте посочили точки за подреждане, които са ниски или не са налични. В горната част на списъка, показан на следната фигура, щракнете върху Ниска наличност, за да филтрирате списъка с продукти и услуги, за да се показват само артикули, за които сте посочили точка за пренареждане, които също са с ниска наличност. Щракнете Изчерпано, за да видите артикулите, за които сте посочили точка за пренареждане, която нямате и трябва да помислите за поръчка.

Онлайн филтриране QuickBooks

QBO определя „нисък запас“ като артикул, за който сте посочили точка за пренареждане и за който имате една или по-малко под ръка.

За да поръчате артикул с ниска или изчерпана наличност, щракнете върху стрелката в колоната „Действие“ и изберете Пренареждане от падащия списък, който се показва. QBO създава поръчка за покупка с попълнена информация за артикула. ​​Попълнете поръчката за покупка и я изпратете на доставчика. Имайте предвид, че QBO създава само една поръчка за покупка за избраните от вас артикули.

За да изпратите поръчки за покупка до множество доставчици, изберете артикулите, които да пренаредите за един доставчик, щракнете върху Групови действия - което се появява над колоната „Действие“, след като изберете елемент, и след това изберете Пренареждане. След това повторете процеса за пренареждане на артикули от друг доставчик.

Можете лесно да отмените филтъра за артикули с ниска наличност или с изчерпване. След като изберете един от тези филтри, в горния десен ъгъл на графичния филтър се появява X. Кликнете върху този X и QBO преиздава пълния списък с продукти и услуги.

Как да работите с пакети в QBO

Ако използвате QBO Essentials или QBO Plus, можете да създадете пакети за групови артикули, които често продавате заедно. Ако сте потребител на QuickBooks Desktop, помислете за пакет като групов елемент в настолния продукт.

Пакет не е сбор; QBO не създава сметки за материали за пакет, нито QBO проследява пакет като отделен артикул с количество и отделни разходи. Това означава, че QBO не проследява количеството на ръка за пакети.

Ако не сте потребител на QuickBooks Desktop, помислете за пакет като за колекция от елементи - и продукти, и услуги - които клиент купува от вас едновременно. Например, да предположим, че управлявате озеленителен бизнес, който продава функции за вода, както и услуги за осветление, подрязване и торене.

Ако клиентът купува водна функция, обикновено трябва да продадете на клиента самата функция за вода, бетон за настройка на функцията за вода и помпа, която да изпомпва водата чрез функцията за вода. Можете да настроите трите елемента, необходими за създаването на функция за вода - функцията, бетона и помпата - като пакет, тъй като ще трябва да продавате и трите едновременно.

Идеята зад пакет е да се улесни продажбата чрез поставяне на всички елементи в пакета върху формуляр за продажба в една стъпка, а не да ви кара отделно да добавяте всеки елемент, който съставлява пакета, към различни документи за продажба.

Можете да използвате пакети за разчети, фактури, кредитни бележки, разписки за продажби, разписки за възстановяване, забавени кредити и забавени такси. Пакети не са достъпни за закупуване на документи, нито можете да добавите пакет към правило за цените.

За да създадете пакет, изпълнете следните стъпки:

 1. Изберете Gear → Продукти и услуги, за да покажете списъка с продукти и услуги.

 2. Щракнете върху бутона New, за да се покаже панел Select a Type.

 3. Щракнете върху пакет.

QBO показва панела за пакет, показан тук.

 4. Въведете име, SKU, ако е подходящо, и описание, което да се появи във формулярите за продажби на пакета.

 5. В секцията Продукти / Услуги, включени в раздела "Пакет", поставете отметка в квадратчето Показване на компонентите на групата при отпечатване или изпращане на транзакции, ако искате да изброите в документите за продажби компонентите, включени в пакета.

 6. Използвайте решетката на таблицата в долната част на панела (вижте следната фигура), за да идентифицирате продуктите, включени в пакета.

а. Щракнете върху Покажи повече, за да разширите панела, така че да можете да добавяте допълнителни елементи към пакета.

б. Кликнете в първия ред на колоната Product / Service и QBO показва поле със списък, което можете да използвате, за да изберете елемент, който да включите в пакета.

° С. Доставете количество за продукта.

д. Повторете стъпки b и c за всеки елемент, който искате да включите в пакета.

Пакет може да включва до 50 елемента. Можете също да пренаредите елементите в пакета, като плъзнете графиката, която се показва отляво на всеки елемент (тази, която изглежда като девет точки).

д. Когато приключите с добавянето на елементи към пакета, щракнете върху Запиши и затвори.

QBO запазва пакета; ще го намерите в дъното на списъка с продукти и услуги. За да използвате пакета, просто го добавяте в документ за продажба по същия начин, по който добавяте всеки продукт или услуга към документ за продажба. Вижте глава 6 за подробности относно добавянето на продукти и услуги към документите за продажба. И след като добавите пакет към документ за продажба, можете да редактирате елементите, включени в пакета, като ги добавяте или изтривате според нуждите. Цената на пакет е равна на сумата от компонентите на пакета. Можете да намалите пакет, но не можете да маркирате пакет, нито можете да проследите количеството на ръка за пакет; не забравяйте, че пакет не е сбор.

Можете да търсите пакети по същия начин, по който търсите всеки продукт или услуга. Използвайте полето за търсене в горната част на списъка с продукти и услуги, за да търсите по име или артикул.

Как да използвате правилата за ценообразуване в QuickBooks Online

Използвайки правила за ценообразуване, понастоящем функция в бета тестване, но налична във вашата компания QBO, ако го разрешите, можете да контролирате цените на продуктите. Например, можете

  • Предлагайте отстъпки за конкретни продукти. Увеличете цената на посочените продукти. Предлагайте специални цени на всички или на някои клиенти. Осигурете достъп до специални цени за определен период от време.

За бившите потребители на QuickBooks Desktop правилата за ценообразуване са подобни на нивата на цените; по-специално QBO не записва промяна на цената като отстъпка, а по-скоро като отмяна на продажната цена.

Не можете да добавите пакет към правило за цените, но можете да заобиколите този проблем, ако добавите елементи, включени в пакет към правило за цените. След това, когато впоследствие добавите пакета към документ за продажба, пакетът ще отразява ценовото правило.

За да използвате правилата за ценообразуване, включете функцията, като изберете Gear -> Акаунт и функции -> Продажби и редактиране на раздела Продукти и услуги, за да включите ценови правила.

Можете да зададете колкото искате ценови правила, но по-малко от 10 000 работят най-добре в QBO. За да създадете правило за ценообразуване, изберете Gear → Списъци → Всички списъци. На страницата, която се показва, щракнете върху Правила за цена и след това щракнете върху Създаване на правило. QBO показва страницата за създаване на правило за цена, показана тук.

На тази страница посочете име за правилото, начална и крайна дата за правилото, клиентите, които отговарят на изискванията и продуктите или услугите, към които QBO трябва да приложи правилото.

Посочете как да коригирате цената: като използвате процент, фиксирана сума или цена по поръчка. Посочете дали правилото е увеличение или намаляване на цената и как искате QBO да се справи с закръглянето. Когато приключите, щракнете върху Запазване или Запазване и затваряне. Когато създавате транзакция за продажба, QBO автоматично прилага всяко подходящо ценово правило към транзакциите.