1. Функции на SoftwareMicrosoft OfficeExcelNotes и споделяне на файлове в актуализацията на Excel 2016

От Грег Харви

Microsoft направи значителни промени в функциите за пояснения на Excel 2016. Това, което преди е било известно като коментари, използвани като електронна публикация на стикери за прикачване на напомняния към клетките на работния лист, сега се наричат ​​бележки и коментари, сега известни като Threaded Comments, функционират като средство за провеждане на разговор с колеги и клиенти, с които сте споделили Excel файл в реално време с помощта на Office 365.

Тази промяна във функционалността на това как да вмъкнете коментар в Excel е изцяло част от новия многопотребителски софтуер или възможност за съавторство на Microsoft Office, която дава възможност на онези, с които споделяте файл на работната книга в Excel и предостави права за редактиране на множество потребители (известни като гостуващи сътрудници ) да прави промени в съдържанието му в реално време.

Работен лист с всички показани бележки.

бележки

Бележките в раздела „Преглед“ на лентата на Excel 2016 вече функционират като коментарите, които първоначално са правили. Те осигуряват средства за прикачване на напомняния към конкретни клетки на работния лист. Имайте предвид, че бележките са текстови полета, чийто размер и шрифтове могат да бъдат редактирани. Падащото меню Бележки в раздела Преглед съдържа опция Преобразуване в коментари. Въпреки това, когато го използвате за промяна на бележки в коментари (вижте коментарите, които следват), те губят всяка редакция, която им е възложена.

Работен лист с всички показани коментари.

Резбовани коментари

Коментарите вече могат да записват текущите коментари между вас и гостуващите, с които споделяте работната книга, отворена за редактиране в Excel 2016. Както можете да видите, когато изберете командата Show Comments на раздела Преглед, цветът на Excel кодира коментарите и показва ги в хронологичен ред като резбован разговор в панела със задачи Коментари.

Добавяне на @mention в нов коментар.

@Менции в коментари

Когато споделяте работен лист, можете да използвате новия маркер @mention в резбован коментар, за да предупредите или да получите обратна връзка от член на екипа, с когото се споделя. Когато напишете знак @, последван от първите няколко букви от името или фамилията на член на екипа в текстовото поле на коментара, Excel показва пълното им име. Когато щракнете върху бутона Запиши в коментара, Excel изпраща имейл до посочения член на екипа с връзка към вашия коментар в споделения работен лист. Когато членът на екипа отвори имейла и кликне върху връзката в съобщението, работният лист в споделената работна книга се отваря в Excel онлайн в техния уеб браузър с коментар, съдържащ техния @mention, показан на екрана. След това членът на екипа може да отговори на вашия коментар, като предприеме действия в споделения работен лист и / или инициира разговор, като отговори на съдържанието му.

Запазване на работната книга на Excel за споделяне и съавторство с OneDrive.Изпращане на връзка за споделяне до сътрудник на търсенето.Използване на резбовани коментари, за да поставите под въпрос промени в работния лист, направени от сътрудника на заданието

Споделяне на файлове и съавторство

Споделянето на файлове в Excel 2016 стана много по-стабилно с добавянето на резбовани коментари към Excel Online, уеб-базираното приложение Excel, достъпно както на Windows, така и на Mac платформи на потребители, които нямат абонаменти за Office и възможността да правят промени в редактирането в реално време. Цифрите в галерията на File Sharing Updates ви дават добра представа как работи споделянето на файлове в Excel 2016. Както виждате, ако работната книга, която сте отворили за редактиране, преди това не е била запазена в облака в папка OneDrive или SharePoint , Excel показва диалоговия прозорец Споделяне, където можете да качите копие за споделяне. След като файлът бъде запазен в облака, Excel показва диалоговия прозорец Изпращане на връзка, където се посочват членовете на екипа, с които искате да споделите работната книга и да предоставите права за редактиране. След като щракнете върху бутона Изпращане, Excel изпраща имейл съобщения до тези колеги с връзки за отваряне на работната книга с техните уеб браузъри в Excel Online. След като отворят работната книга в Excel Online, всички техни промени за редактиране се появяват във вашето копие на файла в реално време. След това можете да използвате функцията за резбовани коментари, за да обсъдите всички съмнителни редакции.