1. CareersLaw Office Management 101 за паралели
Paralegal Кариера за манекени, 2-ро издание

От Lisa Zimmer Hatch, Scott A. Hatch

Колко време прекарвате ангажиран в управлението на адвокатския офис зависи от вида и размера на фирмата, за която работите. Повечето големи фирми работят с отделен персонал, който да се грижи за по-голямата част от ежедневните дейности в организацията. Но без значение за каква адвокатска кантора по размер работите, като паралегал най-вероятно ще се справите с управлението и организацията на адвокатската кантора.

Ако работите за малка фирма, бихте могли да носите отговорност за управлението на целия офис. В по-голяма фирма вероятно ще отговаряте само за собствения си график, а може би и за вашия надзорен адвокат. Въпреки че може да изглежда доста светски, правилното управление на офиса е от решаващо значение за производителността на всяка законодателна среда, така че тази дискусия се фокусира върху правилното управление на времето, файловете и месечните сметки.

Време за покупка: системи за управление

Когато се замислите, адвокатските кантори продават времето си на своите клиенти, така че стойността на управлението на минути, часове и дни е абсолютно решаваща. Правният процес се състои от поредица от крайни срокове, които трябва да спазите, ако не искате да застрашавате случая на клиент. Доброто управление на времето води до ефективност и печалба, но лошото управление на времето може да прекрати правната кариера. Ако имате проблеми с организирането на времето си, сега е чудесно време да научите и да практикувате умения за управление на времето.

Съставянето на добра система за управление на времето не е сложно. Това просто изисква интерактивно използване на прости устройства, като списъци, календари и записи. Можете да следите времето с химикалка и хартия или на компютъра, но вероятно ще откриете, че комбинацията от двете е най-ефективната.

Маркиране на дните: Календарната система

Проследяването на времето започва с добра календарна система. Ако никога досега не сте използвали ежедневен планове, по-добре да свикнете да го използвате. Календарите са абсолютно необходими за безпроблемното функциониране на всяка адвокатска кантора.

Много застрахователни компании за злоупотреби изискват специфична система за календари с повече от един човек, който обработва информацията. Затова се консултирайте със застрахователната полица или се свържете с агента, преди да инициирате промени в начина, по който офисът ви поддържа календар.

Главният календар

Всяка адвокатска кантора трябва да поддържа главен календар, до който адвокатът, юридическият секретар, паралегалният и други служители могат лесно да имат достъп. Обикновено е достъпна в компютърната мрежа, за да може всеки да я види. Основният календар следи всички важни събития за целия офис, включително следното:

  • Изявления на съда Важни срокове за подаване Назначения Срещи и конференции Ваканции и лични дни на всички членове на персонала

Следващата фигура показва извадка от две седмици от основния календар.

главен календар за паралеали

Индивидуални календари

Главният календар (вижте предишния раздел) обаче не е единственото устройство за съхраняване на време в офиса. Също така ще използвате поредица от индивидуални календари, като вашия личен календар или календара за пътуване на адвоката, които редовно проверявате спрямо основния календар. Отделните календари се наричат ​​също излишни календари, защото съдържат копия на записите от основния календар, които трябва да бъдат изпълнени от това конкретно лице. Те също съдържат събития и задачи, които не са в основния календар, за които трябва да знае само собственикът на отделния календар (като обяд среща със застрахователен агент за злоупотреби).

На следващата фигура можете да видите как може да изглежда календарът на паралегат на базата на събитията от примерния основен календар, показан на предходното изображение.

календар за адвокатска кантора

Онлайн календарите позволяват споделяне на календара. Целият офис споделя основния календар и може да прегледа календарите на други служители, за да прегледа всички предстоящи срещи и да провери за конфликти. Можете също да премахнете избора на календари, за да опростите изгледа и да видите само вашите задачи и събития или тези на контролния ви адвокат.

Системата за тикър на правни кантори

Ако използвате системата от календари (вж. Предходния раздел), можете да настроите система за гъделичкане (система, която "гъделичка", или джоги, вашата памет), която автоматично ви предупреждава, когато нещо трябва да бъде направено в определен момент. С броя неща, които се случват в адвокатска кантора, и броя на прекъсванията ви за ден, дори и да имате изключителен спомен, няма да можете да следите в главата си всичко, което трябва да направите.

За да сте сигурни, че изпълнявате определено действие до деня, в който трябва, трябва да следите повече от крайните крайни дати. Така че разбивате всеки проект на по-малки парчета. След това маркирате тези междинни задачи, като си давате достатъчно време за изпълнение на това, което трябва да направите, преди да го дадете на адвоката да прегледа, преразгледа или по друг начин да се справи преди крайния краен срок.

Можете да използвате някой или всички от следните методи, за да създадете надеждна система за гъделичкане.

  • Въведете крайни срокове в основния календар на офиса с подходящо време за изпълнение. Така че, ако нещо се дължи на 15-то число на месеца, вие също въвеждате напомнящ запис на 10-ти. Използвайте регистър за контрол на документи, за да проследявате крайните срокове. В тази система вие давате номер на документ за контрол на всеки документ, който напуска или влиза в офиса. След това изграждате регистър, който изброява състоянието на всички документи по техния контролен номер, който редовно се консултирате за незавършен бизнес и приближаващи срокове. Обърнете внимание на крайните срокове чрез използването на файл с отметка (известен също като файл със суспензия). Ако искате да сте абсолютно сигурни, че никога не пропускате краен срок, можете да допълнете системата си за управление с файл на хартия. Създавате 31 отделни папки с файлове за дните на текущия месец, 31 отделни папки с файлове за дните на следващия месец и 12 файлови папки за месеците в годината. След това правите копие на първата страница на всеки документ, който изисква отговор или действие. Тези страници влизат в папката с файлове за ден, който е пет или десет дни преди крайния срок за действие. Всичко, което трябва да направите, е да проверявате файла с тикер всяка сутрин и да въвеждате необходимите действия в личния си работен график или в списъка със задачи.

Ключът, разбира се, за всеки от тези методи е да ги проверявате ежедневно и да разполагате с лична система, която да прехвърля информация. Например, ако знаете, че сте отговорни за събирането на информация, която да бъде използвана за отговор на запитвания, които предстоят в края на следващата седмица, ще маркирате този проект много по-рано в собствения си календар, отколкото се вижда в основния календар. Отметката ви дава достатъчно време да съберете информацията и да я представите на вашия надзорен адвокат навреме за отговорите да бъдат съставени, прегледани, подписани и изпратени.

Отделните гъделички също са много удобни, ако излезете извън офиса неочаквано и друг човек трябва временно да се справи с част от натовареността ви. Със страхотно организирания тикер в ръка, вашият колега няма да има никакви съмнения относно постигнатото и какво остава да се направи.

Писмено получаване: Списъкът със задачи

От системата за гъделичкане (вижте предходния раздел) се премествате в ежедневния списък със задачи, който не е изненадващо списък на всички неща, които трябва да извършите през този ден, прехвърлени от вашата система за щракване. Определено ще създадете такъв за себе си всеки ден и може да се наложи да съставяте ежедневен списък със задачи и за вашия адвокат.

Всеки отделен работник в адвокатска кантора трябва да има отделен списък със задачи. Този списък може да бъде ръкописен списък с неща, които трябва да се правят днес, което изисква ежедневен преглед на висящата работа и приоритетите, или може да бъде подобен списък, съхраняван в компютъра. Различните членове на персонала могат да използват различни видове списъци. Най-добрите списъци са тези, които не изброяват повече, отколкото можете да направите за един ден и които дават приоритет на вашите дейности, така че първо да знаете какво трябва да направите. Можете лесно да дадете приоритет на списъка си, като посочите всяка дейност с A, B или C. Първо извършвате всички A дейности, след това Bs и накрая Cs. Всичко, което не завършите един ден, просто влиза в списъка на следващия ден, вероятно с по-висок приоритет от преди.

Следващата фигура показва как би изглеждал списък със задачи за петък, 4 август, въз основа на примерния календар (вижте предходните изображения) с добавени няколко задания в последната минута.

списък със задачи за paralegal

Разбира се, в допълнение към събитията, изброени в главния и отделните календари, вашият контролен адвокат ще ви дава и други ежедневни задания. Когато получите задача, запишете я веднага в календара си и / или списъка със задачи, заедно с точните инструкции, предоставени от адвоката. Изчислете съответното време и въведете всички крайни срокове. Вижте за пример четвъртия запис на фигурата.

Спомнянето на всичко за задание би било предизвикателство, дори ако никога не сте прекъснали, но за съжаление, повечето хора нямат толкова късмет! Повечето адвокатски кантори са суматоха на постоянната дейност. Последното нещо, което искате да направите, е да губите времето на работодателя си, като поиска да повторите задачата си, така че първо намалете всичко: вземете писмена бележка или текст или изпратете имейл на информацията. И ако инструкциите са неясни, задавайте въпроси, докато не се почувствате комфортно със заданието.

Ако поддържате списъка си със задачи през деня (в писмена форма или на телефона си), имате доказателства за вашата задача във всеки момент. Можете лесно да се разсеете и да загубите представа за това, което правите, особено когато провеждате изследвания или дори правите нещо просто като търсене на документ във файл. Ще спестите много време, ако трябва само да хвърлите поглед върху бележките си, за да ви напомнят за вашата цел.

Проверката на приключени дейности в списъка ви е едно от най-добрите чувства в света! Докато пресичате нещата, пазете дневник за това колко време сте отделили за всеки артикул и името на клиента, така че да бъдете подготвени за таксуване, когато дойде време (вижте следващия раздел). След това в края на всеки ден просто трябва да прегледате списъка си, за да видите какво сте готови и какво остава да направите. Ако сте в средата на дейност, която не можете да завършите, отбележете къде се намирате в списъка си със задачи за следващия ден и отместете файла - това изчиства нестабилността от бюрото ви и ви дава начало - извън точка за следващия ден.

Вашите списъци със задачи са важни документи, така че ще трябва да ги запазите за по-късна справка. Можете да ги съхранявате хронологично в разширяващ се файл или да съхранявате списъците си в обвързана тетрадка за планиране на ден или в подвързване с три пръстена.

Водене на сметка: системи за фактуриране

Времето на паралегал може да бъде таксувано за клиента на час, по-нисък от този на адвоката, така че ще трябва да следите всяка минута, която прекарвате в работа по дело на клиента. След това трябва да предоставите документация за вашето време в отдела за вземане на вземания на фирмата, за да може да генерира фактури. Трябва да следите времето си, дори ако офисът ви обслужва клиент на база такса за извънредни ситуации (когато адвокат се изплаща чрез получаване на част от уреждането на клиента). По този начин имате счетоводна отчетност в платежните записи, ако някога възникне въпрос какви задължения сте изпълнявали за клиент и кога.

Ако сте отдел за вземане на сметки, както и офис на паралел, трябва да генерирате фактури за клиенти по зададен график. Процесът на фактуриране включва записване на часове и такси за таксуване, съставяне на тези часове и такси от клиента, създаване на фактура за всеки клиент и следене на неплатени салда.

Време за запис

Времето е елементът в инвентаризацията на адвоката, която има директна стойност на долара, така че правна практика трябва да го следи точно както бижутерийният магазин следи диамантите си. Съществуват редица търговски системи, които следят времето, някои компютърни и някои ръчни. Някои от най-популярните програми за счетоводен софтуер, като QuickBooks и Peachtree, съдържат хронометри, които можете да зададете, докато провеждате платима дейност, за да следите времето си. След това програмата изчислява стойността на дейността въз основа на вашата почасова таксувана ставка, свързва времето с конкретен клиент и го следи, докато не сте готови да фактурирате клиента. Не ви трябва специален софтуер. Повечето програми за текстообработка имат шаблони за фактури и функции за сливане, които са ви необходими за настройка на процедура за таксуване.

Независимо от носителя, който използвате, вие и адвокатът следите независимо от времето, което отделяте за всяка задача за всеки клиент през месеца. Дори и да използвате софтуерна програма, която записва време за вас, следенето на вашето време в личния ви календар или списък със задачи е добра идея. Можете също да следите в списъка си със задачи колко време прекарвате по телефона, както е показано в шестия запис на предходната фигура.

В определения месечен ден за фактуриране отделът за вземане на сметки във вашата фирма или ще прехвърля вашите дейности във фактури в счетоводния софтуер, или ще изпратите хронологичен списък на задачите, които сте изпълнили за всеки клиент. Ако сте отговорни за таксуването, ще съставите таксите за таксуване и таксите за всеки клиент, ще подготвите фактури и обикновено ги изпратите на адвоката за одобрение, преди да ги изпратите.

Създаване на фактури

Точното записване на времето е първата жизненоважна стъпка в работата на печеливша адвокатска кантора. Втората жизненоважна стъпка е реално фактуриране на клиентите за това време. Най-ефективният метод за изпращане на сметки навреме е опростен подход. Процедурите за фактуриране варират в голяма степен в зависимост от размера и вида на практиката и броя на вземанията, които фирмата има. Някои фирми могат да имат отдел, посветен само на фактурирането; други могат да използват независима фирма, за да подготвят своите сметки. Малките фирми обикновено разчитат на паралелиума да изпълни тази задача.

Най-лесният начин за управление на вземанията в повечето адвокатски кантори е чрез счетоводна софтуерна програма. Най-популярните програми, като QuickBooks и Peachtree, ви позволяват да изчислявате време, да записвате време, да въвеждате такси и други разходи и да създавате фактури. Можете да въведете време ръчно чрез график или можете да имате време за запис на софтуера с интегрирания си хронометър. Вие давате на софтуера подробно описание на дейността, свързвате го с конкретен клиент, предоставяте почасова ставка и софтуерът съхранява информацията, докато не сте готови да фактурирате. Можете също така да свържете такси за подаване и записване и други таксувани разходи на клиент, когато записвате плащането на тези такси от фирмата в счетоводния софтуер. След това, когато сте готови да изпращате периодични фактури, просто изтеглете формата за фактура, въведете името на клиента и щракнете върху бутон. Софтуерът ви осигурява всички часове и такси, свързани с клиента. Вие избирате тези, за които искате да платите и - абракадабра! - се появява фактурата. Това е толкова просто. Ако редовно въвеждате време и такси в счетоводния софтуер, периодичното фактуриране може да отнеме само няколко часа!

Онлайн съдържанието осигурява примерна таблица и получената в резултат фактура, генерирана от счетоводния софтуер QuickBooks.

Място за всичко: управление на файлове

Едно е сигурно: Адвокатските кантори генерират тонове хартиени документи. Така че създаването и използването на добре организирана система за регистрация е от решаващо значение за доброто управление на адвокатските кантори.

Поддържане на система за подаване

Коефициентите са, че адвокатската кантора, за която работите, вече ще има ефективна система за подаване на документи, когато сте наети. Големите фирми вероятно съхраняват повечето документи цифрово, като ги сканират и записват на сървърите си, но все пак може да се наложи да се закачат на оригинални документи на хартия, така че е необходима и система за картотекиране на хартия. Основната цел на системата за подаване е да направи важни документи незабавно достъпни. Като цяло адвокатските кантори поддържат файловете по азбучен ред от клиента, но някои фирми използват цифрова система. Въпреки че присвояването на номера на клиентите изисква индекс на препратка (обикновено се съхранява на компютър), системата от числа е полезна, тъй като осигурява начин на стареене на случаите хронологично и прави подаването на завършени случаи много по-лесно от азбучна подредба. Цветно обозначените етикети или папки помагат да се разграничат типовете случаи, а цветните точки или други символи идентифицират дали клиентското дело е в етапа на досъдебното производство, процеса или след процеса.

Организиране на документи във папка с файлове

В допълнение към система за съхранение на файлове, имате нужда и от начин да подредите документи в рамките на файл. Най-простата процедура е да поставите документите на файла в хронологичен ред с най-новата информация отгоре. Тази система прави лесна настройка, но с разрастването на файла, по-ранното му съдържание става по-малко достъпно. Следователно, повечето офиси, които използват хронологичния метод, също поддържат регистър във файла като индекс, обикновено придържан към вътрешната лява страна на папката. Поддържането на индекса изисква допълнително време за този, който наблюдава файловете, но улеснява намирането на конкретни документи.

Друга система е да разделите папката на предметните области. Този метод изисква служителят на адвокатската кантора да определи точно къде трябва да отиде подаден документ, но той елиминира, че трябва да регистрирате документ всеки път, когато го извадите или сложите. Тази система е полезна за адвоката и паралегалите, защото файл, организиран от Темата осигурява основата на тестовата тетрадка, на която адвокатът и адвокатът разчитат по време на процеса.

Видовете тематични области, които ще изберете в този вид система, варират в зависимост от типа на случая. Например, в случай на лично нараняване, можете да организирате файла според следните теми:

  • Информация за постъпване (интервю с клиента; разследване на факти; снимки) Първоначални пледоари (призовки и жалби; отзиви) откритие Показанията известия кореспонденция бележки

Темите в досието за вътрешни отношения по-вероятно ще включват следното:

  • Първоначални пледоари (призовки и петиция; заявление за задържане; отговор) Временни поръчки откритие Финансови декларации и работни листове за подкрепа Разделяне на имоти известия кореспонденция бележки

Съхраняване на стари файлове

Няма закон, който да казва, че трябва да съхранявате затворени преписки, тъй като съдът поддържа юридическата документация. Но има няколко причини да се придържате към стари файлове:

  • Затворените калъфи могат да бъдат ценни референтни инструменти за нови случаи. Старите случаи могат да се възобновят, особено при вътрешни спорове. Понякога клиент иска информация, съдържаща се в стар файл с дела.

Така че повечето адвокатски кантори съхраняват досиетата на делата за неопределено време, особено ако имат място. За да спестите място в работната зона и да направите лесни за достигане често използвани файлове, основните шкафове съдържат само файлове за текущи случаи. Можете да сканирате документи и да ги съхранявате онлайн и / или да съхранявате файлове за затворени случаи на удобно място в офиса или в отделно хранилище. В повечето законодателни практики размерът на активната файлова система остава постоянен, но затворената файлова система продължава да расте с времето.

Ако организирате вашите активни файлове по азбучен ред, смяната на числова система за съхранение на затворени файлове вероятно е добра идея. Числовото подаване ви позволява да съхранявате затворени файлове и да избягвате непрекъснатото разбъркване на файлове, когато трябва да подавате новозатворени файлове по азбучен ред.

Вижте също

Азотният цикъл във вашия соленоводен аквариум10 Големи обществени соленоводни аквариумиПропер методи за хранене на солена вода Риби Как да извършите основна поддръжка на соленоводния аквариумОтворена позиция Графика на китарни акордиDecluttering for Dummies Cheat SheetКак да изберем най-добрата кафе машина за вас: Ръководство за купуванеКак да изберете най-добрата кафе машина за вас: Ръководство за купуванеКак да копирате файлове към или от флаш устройство на вашия компютър с Windows 10 Как да блокирате уеб реклами на вашето устройство с Windows 10 Как да използвате Windows 10 File Explorer за лесен достъп до файлове Как да използвате квадратчетата за избор на файлове в Windows 10 Как да намерите пропуснато Файл в Windows 10Как да спрете приложенията с Windows 10 Task ManagerКак да създадете парола за локален акаунт в Windows 10Как да изтриете локален акаунт в Windows 10Как да промените или премахнете парола за локален акаунт в Windows 10Как да копирате файлове към или от Flash Drive на вашия компютър с Windows 10Защо DevOps има значение: 11 начина DevOps облагодетелства вашата организация