1. SoftwareMicrosoft Office Как да работите в екипи на Microsoft от Office 365

От Петър Веверка

Докато библиотеките на документи на SharePoint и списъците със задачи представляват повече или по-малко постоянни хранилища на данни, Microsoft Teams има за цел да обслужва постоянно променящото се модерно работно място. В течение на година може да се окажете в няколко различни отбора. В рамките на един и същ екип може да се окажете участници в няколко канала.

Тази статия обяснява какви са екипите и каналите. Той показва как да кажете на колегите си, когато сте заети или сте на разположение за сътрудничество и как да провеждате търсения.

Представяне на екипи и канали на Microsoft

Как ще стартирате приложението Teams зависи от вас. Стартирайте го като настолно приложение, приложение за уеб браузър, на компютър Macintosh или на мобилен телефон. Интерфейсът на Teams е почти еднакъв във всички формати, което е една от причините бизнесът да харесва Teams.

В повечето случаи системен администратор или мениджър назначава хора на екипи. Ако имате подходящите привилегии обаче, можете да създадете свой собствен екип. Всеки отбор може да има един или повече канала. Каналът е работно пространство, посветено на конкретен проект или на конкретна група служители. Обикновено администраторите канят колеги да участват в предварително създадени канали. В зависимост от привилегиите, дадени от администратора, понякога хората могат да създават и архивират канали самостоятелно.

Тези страници обясняват как да посетите екипи и канали и да обявите екип или канал за „фаворит“, така че да можете да го прегледате лесно.

Отваряне на екип и гледане на каналите му

Следвайте тези стъпки, за да отидете в екип и да посетите каналите му:

  1.  Кликнете върху Екипи в лентата за навигация. Появява се разделът Екипи, както е показано. Виждате имената на екипи, в които сте били назначени. Започвайки от този раздел, можете да създадете екип (ако имате разрешение да го направите) и да се присъедините към него, като въведете кода за обратно изкупуване на екипа.  Изберете името на екип, към който сте назначен. Всеки екип се състои от един или повече канала. Създателите на канали избират името и целта на всеки канал. Можете да създадете канал, ако имате разрешение за това.  Изберете канал и прегледайте съдържанието му. Каналите предлагат следните раздели: Разговори: Обсъждайте теми онлайн с колеги. Файлове: Качване и редактиране на файлове за проект. Забележки за срещи: Проследявайте бележките за срещи в среда за съвместна работа с много редакции. Добавяне на раздел: Добавете нови раздели към канала, ако имате разрешение. Щракнете върху Екипи, за да се върнете в списъка с отбори.
Раздел Екипи в Office

Поставяне на екип или канал в списъка с любими

Поставете името на екип или канал в списъка с любими, за да можете да го прегледате набързо. Следващата фигура показва списъка с любими. За да видите този списък, всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху Екипи в лентата за навигация. От списъка можете да щракнете върху името на екип или канал и да отидете директно там. Изпълнете тези стъпки, за да маркирате любим екип или канал, който възнамерявате да посещавате често:

  1.  Кликнете върху раздела Екипи в лентата за навигация. Виждате списъците с екипи, към които принадлежите.  Изберете екип.  Щракнете върху връзката elipsis до екип, за да добавите отбор в списъка с любими. Екипът, на когото сте направили любим, се появява първо в списъка на вашия екип.  Прегледайте канал, който посещавате често.  Щракнете върху иконата със звезда вдясно от името на канала, за да добавите канала си към списъка с любими. Както е показано, стартовата икона се попълва, за да покаже, че каналът е любим. Любимите отбори и канали са изброени първо в списъка с любими, за да улесните намирането на екипите и каналите, от които се нуждаете.
Списък с любими отбори

Как да настроите статуса си в екипи

Посочването на състоянието ви улеснява колегите да проверяват наличността ви за комуникация. Вземете навика да задавате статуса си, така че членовете на екипа да знаят дали и как могат да достигнат до вас. Изпълнете следните стъпки, за да управлявате състоянието си в Екипи:

  1.  Отворете потребителското меню. Това меню се намира в горния десен ъгъл на екрана. Когато го отворите, виждате падащо меню, подобно на показаното.  Преместете показалеца върху опцията за състояние, първата опция в менюто, за да видите падащ списък с опции за състояние. Фигурата показва списъка със състоянието. Изберете Налично, Заето или друга опция.

Да предположим, че искате да разберете дали колега е на разположение, зает или далеч? Поставете курсора си в лентата за търсене в горната част на екрана и започнете да пишете името на колегата си. Името на вашия колега трябва да се появи в падащ списък. Изберете името на колегата, за да отидете на страницата му за разговори.

Състояние на отборите

Как да филтрирате и търсите в Microsoft Teams

Понякога си струва да намалите „шума“ и да проследите съдържание, което е от значение за вашите професионални интереси. Започвайки в раздела Дейност, можете да филтрирате активността на екипа, за да видите само това, което ви интересува. Можете също така да проведете мощни търсения. Разделът „Дейност“ е едно гише за определяне на това, което е подходящо за вас - канали, разговори, чатове, файлове и т.н.

Филтриране на емисията ви за активност

Емисия за дейности представя действия, които можете да предприемете в каналите, в които участвате. Много хора започват работния си ден, като видят какво има в емисията на дейностите, където можете да намерите споменавания, отговори и други известия.

Следвайте тези стъпки, за да филтрирате емисията си за активност, за да се съсредоточите върху нужната информация:

  1.  Кликнете върху Дейност в лентата за навигация.  В селектора за активност изберете емисия (ако не е вече избрана). Селекторът за активност се намира в горната част на панела за активност, както е показано. Селекторът предлага два варианта: Емисия: Показва всички ваши споменавания и отговори. Моята активност: Показва публикувани от вас публикации.  Щракнете върху бутона Филтър и изберете опция от падащото меню. Можете да филтрирате емисията си за активност, като използвате различни критерии, както е показано.
Емисия за активност на екипите

Търсене на екипи за съдържание

Как да намерите файла, за който мениджърът ви спомена миналата седмица? Или си спомняте името на филма, който колега предложи по време на частен чат преди три месеца? Ето как да търсите в екипи конкретна публикация, съобщение или файл:

  1.  От която и да е страница в Екипи, поставете курсора в полето Търсене или Въведете команда. Това текстово поле се намира в горната част на екрана.  Въведете дума за търсене или, като алтернатива, въведете команда за наклонена черта (/), последвана от дума за търсене. Пример за думата за търсене може да бъде „Отчети на отдел продажби“ или просто „отчети“. Използвайте команди с наклонена черта, за да комбинирате търсене на човек, канал, група или файл с конкретно действие. Когато въведете наклонена черта напред, се появява падащ списък с команди. Изберете команда и въведете дума за търсене. Например изберете / чатете и изпратете Маркиране на съобщение за чат.  Натиснете Enter. Резултатите от търсенето се показват на три раздела: Съобщения, Хора и Файлове.  Изберете раздел, за да насочите търсенето в правилната посока.

Как да изберем настройките за известия

Екипите могат да ви уведомяват, когато колегата споменава вашето име, публикува определен тип файл или прави шепа други неща, за които си струва да знаете. Изпълнете тези стъпки, за да кажете на екипите за какво искате да получавате известия:

  1.  Отворете менюто на потребителя и изберете Настройки. Менюто на потребителя се намира в горния десен ъгъл на екрана. Появява се прозорецът за настройки.  Изберете Известия. Показват се опциите за известия, както е показано.  Изберете предпочитания за известия. Затворете прозореца с настройки, когато приключите. Екипите запазват вашите настройки веднага след като ги направите.
Известия на екипи