1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksКак да споделяте файлове QuickBooks 2020

От Стивън Л. Нелсън

Добре, ето една добра сделка: В рамките на QuickBooks можете да настроите потребителски разрешения, които ви позволяват да посочите кой има достъп до кои области на вашите QuickBooks файлове. Всъщност можете да работите и с вашия файл QuickBooks в мрежа и в среда с множество потребители, като използвате мощна функция, наречена заключване на запис.

Ако работите в мрежа и трябва да използвате или просто искате да разберете за функциите на мрежата QuickBooks, прочетете тази статия. Ако сте единственият, който използва QuickBooks, можете да пропуснете тази статия.

Споделяне на файл QuickBooks в мрежа

Две важни функции захранват многопотребителската мрежа на QuickBooks: потребителски разрешения и заключване на записи. Функцията за потребителски разрешения дава на множество потребители на файл QuickBooks уникални настройки за разрешения за достъп до различни области на QuickBooks. Заключването на запис, втората функция, позволява на повече от един човек едновременно да влезете и да работите с файл QuickBooks.

Потребителски разрешения

QuickBooks ви позволява да зададете потребителски разрешения, така че да можете да давате на различни потребители QuickBooks различни привилегии. Джейн Собственик може да може да прави всичко, което иска, защото, метафорично казано, тя е Да Ман. Джо Клерк обаче може да може да въвежда само сметки. Джо, слабо служител на може би съмнителна преценка и преценка, може да няма способността да преглежда отчета за печалбите и загубите на компанията, да отпечатва чекове или да записва плащания на клиенти. Тази идея има смисъл на практическо ниво, нали? В ситуация, в която куп хора имат достъп до файла QuickBooks, искате да сте сигурни, че поверителната информация остава поверителна.

Освен това искате да сте сигурни, че хората не могат умишлено или неволно да корумпират финансовите ви записи. Не искате някой да въвежда неверни данни (може би защото се натъква на някоя област от програмата QuickBooks, където няма работа). И не искате някой да записва по фалшив начин транзакции - като фалшиви чекове - че тя може да отиде в брой.

Мисля, че ако размишлявате върху тези неща с разрешения за потребители, ще разберете, че „Хей, да, това има смисъл!“ Така че няма да говоря още много за това. Нека завърша, като изхвърля няколко общи наблюдения за това как решавате кои потребителски разрешения са подходящи:

  • Поверителност на данните: Този проблем вероятно има най-много общо с вашата философия за управление. Колкото по-отворени сте за нещата, толкова по-малко вероятно ще трябва да се притеснявате за хората, които се хвърлят за неща. Искам да отбележа обаче, че ведомостта за заплати винаги е допирна тема. Ако всички знаят за какво се плаща на всички останали, възникват интересни дискусии - но вие вече знаехте това. Корупция на данните: Що се отнася до корупцията на данни, трябва да знаете, че хората обикновено прилагат две общи правила: Не давайте на хората достъп до инструменти, които не знаят как да използват. Това изисква само проблеми. Уверете се, че никой не може да се привързва без надзор в някаква област на счетоводната система - особено ако това лице записва или обработва пари в брой.

Ако това е възможно, използвайте приятелска система, при която хората правят неща заедно, така че хората винаги да проверяват работата на други хора - дори и само косвено. Може би Джо записва сметка, но Джейн винаги намалява чека, за да плати сметката. Може би Раул записва фактури на клиенти, но Чанг ги изпраща. Може би Саул записва касови бележки, но Бет ги депозира. Виждате шаблона, нали? Ако двама души се занимават с конкретно икономическо събитие - отново, особено такова, което включва пари, - това е наистина добра идея за Джо и Джейн, Раул и Чанг, а Саул и Бет да погледнат раменете си един на друг.

Заключване на записа

Най-лесният начин да разберете заключването на запис е да го сравните с други разновидности на заключване: заключване на файлове. Повечето други програми използват заключване на файлове. Заключването на файлове означава, че ако един човек в мрежата има, да речем, документ за текстообработка, е отворен, никой друг в мрежата не може да отвори и след това да редактира този документ. Други може да могат да отворят копие на документа, който могат да запазят на своите компютри, но не могат да редактират оригиналния документ. Операционната система заключва оригиналния документ (файла), така че само един човек може да се заблуди с файла наведнъж. Това заключване осигурява целостта на данните и промените, които хората правят в данните. (Ако този бизнес за осигуряване на почтеност изглежда странно, помислете за трудността да се уверите, че промените на двамата се оказват в текстообработващ документ, който и двамата редактират едновременно.)

Заключването на записи работи по различен начин. При заключване на запис повече от един човек в мрежата може да отваря и редактира един и същ файл наведнъж, но само един човек може да работи с конкретен запис.

Записът е част от файл. Например във файл със сметки, които дължите на продавачите, файлът е цялата колекция от сметки. Отделните сметки са записи във файла и повече от един човек може да отвори файла с сметките. Индивидуалните сметки обаче - отделните записи, които съставят файла - се заключват, когато човек вземе запис.

Тази информация може да звучи като прекалено объркване, но разграничаването между файловете и записаните файлове е това, което прави възможно споделянето на файлове. Например в QuickBooks, ако Джейн въвежда един файл за Alpha Company във файл, Джо може да редактира сметка за Beta Corporation, тъй като двата сметки са различни записи. Поради блокиране на записи обаче, Джейн не може да се заблуди със сметката на Beta Corporation, която Джо редактира. И Джо - отново поради заключване на записи - не може да се меси с законопроекта на Alpha Company, който влиза Джейн.

Рестартиран по-общо, никой не може да редактира един и същ запис във файл едновременно. Заключването на записи дава възможност на служителите да използват файл в многопотребителска среда, защото позволява на повече от един човек да работи с файл.

Инсталиране на QuickBooks за използване в мрежа

За да инсталирате QuickBooks за използване в мрежата, първо трябва да инсталирате QuickBooks на всички компютри в мрежата, които трябва да имат достъп и да работят с файла QuickBooks. Тази задача не е сложна. Не е необходимо да инсталирате QuickBooks по някакъв фантастичен начин, за да можете да споделяте файлове на QuickBooks.

Трябва да закупите копие на QuickBooks за всеки компютър, който ще стартира програмата. Ако имате три компютъра, на които искате да използвате QuickBooks, трябва да купите три копия на QuickBooks. Или можете да си купите специална версия на QuickBooks с много места. Ако се опитате да инсталирате едно копие на QuickBooks (с един ключов код) на множество компютри, QuickBooks няма да позволи на два компютъра, използващи един и същ код, да споделят файл в режим на многопотребител.

Когато създавате файла, който искате да споделите, трябва да сте сигурни, че съхранявате файла на място, където другите потребители на QuickBooks могат да получат достъп до него. Тоест, може да се наложи да съхранявате файла на сървър. Можете също да съхранявате файла на клиентски компютър, стига да посочите разрешения за споделяне или за папката, или за устройството, на което записвате файла QuickBooks.

Друго важно нещо: Който създаде файла QuickBooks, автоматично става администратора на файлове. Файловият администратор има достъп до всички области на файла и настройва останалите потребители на файлове, така че не искате просто никой да настройва файла QuickBooks. Или собственикът на бизнеса или ръководителят на счетоводството е подходящ за тази работа. Във всеки случай човекът, който създава досието, трябва да бъде надежден редовен служител в офиса, до който е лесно да се свържат с възникнали въпроси или проблеми. Също така този човек вероятно трябва да има силен опит в счетоводството. Вижте следния раздел за повече подробности.

Настройване на потребителски разрешения

Можете да кажете на QuickBooks кой друг ще използва файла и да зададе разрешения за тези други хора по време на QuickBooks Setup или по-нова версия.

Потребителски разрешения в Enterprise Solutions

За да зададете разрешения в Enterprise Solutions, изпълнете следните стъпки:

 1. Кажете на QuickBooks, че искате да зададете потребителски разрешения.

Изберете командата Компания → Потребители → Настройване на потребители и роли. QuickBooks показва диалоговия прозорец „Потребители и роли“ (не е показан).

 2. Укажете, че искате да настроите нов потребител.

Щракнете върху бутона New, така че QuickBooks показва диалоговия прозорец New User (не е показан), който изброява различни счетоводни роли, които потребител на QuickBooks може да запълни. Тези роли дават на потребителя възможност да изпълнява подходящи счетоводни задачи с програмата QuickBooks. Полето за описание в долната част на диалоговия прозорец обобщава задачите, които може да се очаква да изпълнява някой в ​​дадена роля.

 3. Изберете ролята, която най-добре отговаря на описания от вас потребител, след което щракнете върху Добавяне.

Между другото, собствениците трябва да имат ролята на пълен достъп, за да могат да правят всичко, което искат. Имайте предвид, че можете да дадете на потребителя повече от една роля.

Ако искате да промените разрешенията на съществуващ потребител, изберете потребителя в раздела Списък с потребители и след това щракнете върху бутона Редактиране. QuickBooks показва диалоговия прозорец Редактиране на потребител (не на снимката), който наподобява диалоговия прозорец Нов потребител и ви позволява да промените ролята или ролите на потребителя.

 4. Щракнете върху OK, за да се върнете към диалоговия прозорец Потребители и роли.

Можете да прегледате разрешенията (основно списъкът с възможности, които QuickBooks позволява) за конкретен човек или предварително определена роля. За да видите разрешенията, които потребителят има, изберете раздела Списък с потребители на диалоговия прозорец Потребители и роли, щракнете върху бутона Преглед на разрешенията, изберете потребителя в полето за списък и след това щракнете върху бутона Показване. QuickBooks показва голям диалогов прозорец, който конкретно идентифицира какво може да направи потребителят. За да видите разрешенията, които има определена роля, изберете раздела Списък с роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, щракнете върху бутона Преглед на разрешенията, изберете ролята и след това щракнете върху бутона Показване.

Потребителски разрешения в QuickBooks Pro и Premier

За да зададете разрешения в QuickBooks Pro или QuickBooks Premier, изпълнете следните стъпки:

 1. Изберете Компанията → Настройване на потребители и пароли → Команда Настройване на потребители.

 QuickBooks показва диалоговия прозорец Списък с потребители (вижте фигурата).

Диалогов прозорец на списъка с потребители

 2. Щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Настройване на потребителска парола и достъп, който използвате за добавяне на нови потребители и определяне на пароли.

Задайте диалогов прозорец за потребителска парола и достъп

 3. Въведете потребителско име и парола на допълнителния човек, когото искате да можете да използвате файла QuickBooks; след това въведете паролата отново в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Повторното въвеждане на паролата потвърждава, че сте въвели паролата правилно първия път.

От този момент, когато някой отвори файла QuickBooks, QuickBooks пита потребителско име и парола. Така че, за да получи друг човек достъп до файла QuickBooks, той трябва да въведе потребителското име и паролата, които сте задали.

 4. Посочете достъпа на потребителя.

QuickBooks показва диалогов прозорец, който пита дали искате лицето да има достъп до всички области на файла QuickBooks или само до някои области.

Ако посочите, че искате да дадете достъп само до някои области - обичайният случай, вероятно - QuickBooks показва серия диалогови прозорци, които ви позволяват да задавате разрешения за всяка област. Избирате бутона за опция без достъп, за да направите определена зона (като банкови неща) извън границите на потребителя, изберете бутона опция Всички области на бързи книги, за да дадете на потребителя разрешение да създава и отпечатва транзакции и отчети в района или изберете бутон за опция Избрани области на QuickBooks, за да предоставите на потребителя частичен достъп до зоната. Ако изберете опцията Избрани области, трябва да посочите ограничения достъп, като преминете през страниците на съветника и подробно опишете достъпа, който искате да има потребителят. Можете също да определите дали други приложения (като TurboTax) получават достъп до данните на QuickBooks.

е посочен потребителски достъп

 5. Прегледайте достъпа на потребителя.

След като приключите със стъпките през диалоговите прозорци Настройване на потребителска парола и достъп, QuickBooks показва обобщение на разрешенията за потребител. Щракнете върху бутона Назад, ако трябва да се върнете назад и да промените разрешенията за даден район, или щракнете върху Готово, за да посочите, че сте готови, като уточните какво може да направи конкретният потребител. QuickBooks отново показва диалоговия прозорец „Списък с потребители“, като новият потребител е добавен. Щракнете върху Добави потребител, за да добавите нов потребител, щракнете върху Редактиране на потребител, за да редактирате избрания потребител, или щракнете върху Затвори, за да затворите диалоговия прозорец.

Потребителят може да влезе и да отвори файл QuickBooks от всеки компютър в мрежата, стига компютърът да е инсталиран QuickBooks и да има мрежов достъп до файла QuickBooks. Ако човек се опита да отвори ограничена зона или да извърши неоторизирано действие, обаче, QuickBooks показва поле за съобщение, което показва, че лицето няма разрешения, необходими за извършване на действието.

Посочване и работа в многопотребителски режим

За повече от един човек да работи с файл QuickBooks наведнъж, потребителите трябва да работят с файла QuickBooks в режим на многопотребител. Първият човек, който отвори файла, трябва да посочи многопотребителски режим, за да могат другите да отворят файла. За да зададете режим на многопотребител, изберете File–> Switch to Multiuser Mode. Можете да кажете, че работите в многопотребителски режим, защото заглавната лента на QuickBooks показва това. Когато други хора отворят файла QuickBooks, той автоматично се отваря в многопотребителски режим. За да може друг потребител да работи в режим на един потребител, останалите потребители трябва да затворят файла QuickBooks, а потребителят, който иска да работи в режим на един потребител, трябва да избере Файл -> Превключване към Режим за един потребител.

Споделянето на файл QuickBooks в мрежа включва няколко трика. Първо, трябва да сте сигурни, че никой, който е в режим на един потребител, не използва файла, който искате да отворите. Ако някой използва файла и се опитате да го отворите, QuickBooks показва съобщение, показващо, че някой използва фирмения файл в режим на един потребител. Кажете на човека да премине в режим на многопотребител и след това щракнете върху бутона Опитайте отново.

Веднага щом започнете да създавате или редактирате транзакция, QuickBooks заключва транзакцията. По този начин никой друг не може да редактира транзакцията, докато работите по нея. Можете да кажете дали имате отворена транзакция в режим на редактиране чрез това, което QuickBooks се показва в заглавната лента в горната част на формата: Редактиране на транзакция. Други потребители могат да отворят транзакцията, докато я редактирате в режим на редактиране, но не могат да правят промени в нея, докато не приключите.

Ако се опитате да редактирате транзакция, която вашият колега Хариет вече има отворена в режим на редактиране, например QuickBooks показва съобщение, което гласи (и ето, аз перифразирам) Извинете, Bubba. Хариет работи с тази транзакция. Трябва да се върнете по-късно.