1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksКак да управлявате практиката си в QuickBooks Онлайн счетоводител

От Илейн Мармел

Преди да се потопите в използването на инструментите за бързо счетоводство QuickBooks (QBOA), налични, докато работите в клиентска компания QBO, разгледайте страницата Работа в панела за навигация, която функционира като инструмент за управление на практика. Наличието на такъв инструмент в QBOA ви позволява да централизирате управлението на практики, тъй като всички членове на екипа във вашата фирма имат достъп до работната страница в QBOA.

Важно е да разберете, че клиентите ви не виждат работната страница - тя е достъпна само в QBOA, така че само вие и членовете на вашия екип виждате работната страница. Освен това информацията, която всеки член на екипа вижда на работната страница, е специфична само за неговите клиенти - тези, до които членът на вашия екип има достъп.

Работната страница ви позволява да проследявате какво трябва да се случи както за вашите клиенти, така и за вашата фирма. И въпреки че терминологията, използвана на страницата „Работа“, се отнася до проекти, имайте предвид, че тези проекти са напълно различни от проектите, които вашите клиенти могат да създават в QBO.

Grid изглед в QBOA

Когато щракнете върху Работа в лентата за навигация, QBOA показва изглед по подразбиране на мрежата на страницата. Изгледът Grid показва карти със задачи, организирани в диапазони от време (Днес, Тази седмица, Следващата седмица и през следващите 30 дни).

QBOA Grid view

Всяка карта със задачи на даден проект идентифицира клиента, за когото работата трябва да се свърши (или, вашата собствена фирма, ако проектът не е за клиент), както и името на проекта. На всяка карта със задачи ще намерите името на задачата.

Можете да контролирате някои от онова, което виждате в изглед Grid на страницата Work. Например, можете да филтрирате страницата, за да показвате информация за всички клиенти, вашата фирма, конкретни клиенти или конкретни членове на екипа. Функцията Work също използва данни в клиентските QBO компании за автоматично показване на срокове, които трябва да изпълнявате, и неща, които трябва да направите, като срокове за заплати и съгласуване на свързани банкови транзакции. Ако не искате да виждате тази автоматично създадена информация, можете да щракнете върху плъзгача From QuickBooks.

Понастоящем функцията Work автоматично предлага действия за предприемане, свързани само с QBO; функцията Work не се свързва с други продукти като ProConnect Tax Online.

Тъй като изгледът Grid организира задачи до датата, няма да видите никакъв вид визуална връзка между задачите; това означава, че не се появяват редове, свързващи задачи помежду си, тъй като изгледът на Grid не е диаграма.

Изгледът на мрежата не е единственият изглед, наличен на работната страница; можете да прочетете за изглед на списък и изглед на календар по-късно в тази глава, след като обсъдя създаването на проекти и задачи.

Как да създадете проекти и задачи

Можете да използвате Работната страница за създаване на клиентски заявки. По отношение на управлението на практики, вие използвате Работната страница, за да създавате проекти, които представляват неща, които трябва да бъдат направени. Разбивате всеки проект на задачи, които са подмножества на проекта, които предоставят повече подробности за това какво трябва да се направи, за да завършите проекта. Вие създавате задачи като част от проект, но можете да зададете различни членове на екипа на различни задачи на един и същ проект. Проектите обикновено са общи неща, които трябва да направите до определена крайна дата, а задачите описват конкретните неща, които трябва да направите, за да завършите проекта.

Докато създавате проект, назначавате крайна дата за проекта и определяте крайни дати на всяка задача в проекта. Вие идентифицирате клиента, с когото е свързан проектът, и члена на екипа, който носи отговорност за проекта. Или можете да определите, че проектът е вътрешен, който засяга вашата фирма, но не и някой от вашите клиенти.

QBOA съдържа шаблони на проекти, които ви помагат бързо да създавате често необходими проекти, като Месечно счетоводство или Клиентски борд. Когато използвате един от тези шаблони, QBOA създава не само проекта, но и всички задачи, свързани с проекта. След това можете да редактирате проекта според нуждите.

Създаване на проект

За да се опитаме да запазим тази информация възможно най-лесна за следване, ние ще създаваме проекти отделно от създаването на задачи - въпреки че можете, и вероятно ще, създавате задачи, когато създавате проекти. За да създадете проект, изпълнете следните стъпки:

 1. Щракнете върху Работа в панела за навигация.

QBOA показва работната страница за вашата фирма.

 2. Щракнете върху Създаване на проект в горния десен ъгъл на страницата.

QBOA отваря панел от дясната страна на страницата, който използвате за създаване на проект.

QBOA шаблон на проекта

 3. Ако вашият проект попада в една от предварително зададените категории шаблон на двуседмични заплати, клиент на борда, ежемесечно счетоводство или годишни данъци, изберете шаблона от списъка с полето Шаблон на проекта.

QBOA добавя задачите, свързани с шаблона на проекта, към проекта, като назначава за всяка задача крайна дата „утре“.

 4. Попълнете име за проекта.

Ако сте избрали шаблон на проект, QBOA попълва името на проекта, използвайки името на шаблона на проекта.

 5. От полето Firm или Client изберете QBO клиента, с който е свързан проектът.

Ако проектът се отнася само за вашата фирма и няма клиент, изберете My Firm.

 6. Определете датата на падеж на проекта.

Крайната дата, която сте определили за проекта, представлява ограничение; ако добавите задачи към проекта, няма да можете да зададете крайни дати за задачите, които се появяват след края на проекта.

 7. Използвайки полето Assigned To List, задайте проекта на един от членовете на вашия екип.

Ако искате, можете да добавите подробности за проекта.

Някои проекти, като съгласуване на банково извлечение, трябва да се повтарят редовно; за тези проекти щракнете върху плъзгача Повтаряне, за да настроите времевата рамка, която QBOA трябва да използва, за да повтори проекта.

Работа със задачи

Сега, когато сте създали проект, можете да работите със задачите на проекта. Можеш

  • Добавяне и изтриване на задачи, Промяна на крайните дати, които QBOA присвоява на задачите, и Реорганизирайте реда на задачите в даден проект.

 1. Добавете задача към проект, като щракнете върху бутона Добавяне на задача в края на списъка със задачи.

QBOA показва формуляр за информация за задачите (вижте следната фигура).

QBOA формуляр за информация

 2. Въведете име на задача, срок на годност, членът на екипа, на когото искате да зададете задачата, и всички подходящи подробности относно задачата, като QBO командите, използвани за изпълнение на задачата.

Няма ограничение за броя на задачите, които можете да създадете.

 3. За да работите с друга задача, свийте тази, върху която работите в момента, като щракнете върху Сгъване в долния десен ъгъл на картата със задачи.

Не спестявате отделни задачи; вместо това вие запазвате проекта, който запазва информацията за задачата.

 4. За да изтриете задача или да промените нейната информация, щракнете върху задачата.

QBOA показва детайлите на задачата.

QBOA задача се променя
  • За да промените задачата, просто предоставете новата информация. За да изтриете задачата, щракнете върху връзката Премахване.

 5. За да промените позицията на задача в проекта, я свийте и след това плъзнете квадратния символ в десния ръб на задача нагоре или надолу.

Можете да видите символа, който влачите, за да пренаредите задача.

 6. Щракнете върху Запиши, за да запазите проекта и неговите задачи.

QBOA отново показва работната страница и на нея се появяват новите ви проекти и задачи.

Как да актуализирате състоянието на задачите в QBOA

Докато напредвате в дадена задача, можете да актуализирате нейното състояние директно от изгледа Grid на Work страницата. Щракнете стрелката надолу на карта със задачи, за да промените състоянието си.

QBOA статуси

Задачите могат да имат статус „Направо“, „В ход“, „Блокирано“ или „Готово“. Използвате състоянието Блокирано, когато нещо ви пречи да изпълните задача.

Как да редактирате и изтриете информацията за проекта

Можете да редактирате всеки проект или задача, с изключение на тези, създадени автоматично от QBO компания - можете да скриете или покажете тези автоматично създадени задачи, като използвате плъзгача From QuickBooks.

Независимо от изгледа, който показвате на работната страница, за да редактирате всеки създаден от вас проект или задача, щракнете върху всяка задача в проекта. След това QBOA отваря панела за редактиране на проекта от дясната страна на екрана и показва информацията за задачата, която сте кликнали.

Можете да промените информацията за проекта, като редактирате горната част на панела Edit Project. Можете да изтриете всеки проект от панела „Редактиране на проект“, като щракнете върху иконата на кошчето в долния ляв ъгъл на панела (вижте следната фигура).

QBOA изтриване

Много от проектите, които създавате, са сходни помежду си, така че си спестете малко работа и копирайте съществуващ проект, за да създадете нов. Можете също да използвате съществуващ проект, за да създадете шаблон за последващи подобни проекти. От панела Редактиране на проект дублирайте проекта, като щракнете върху бутона Дублиране. За да създадете шаблон от проекта, щракнете върху Създаване на шаблон.

Въпреки че можете да редактирате информация за проекта и задачите, не можете да промените проект в задача или задача в проект.

За да затворите панела Edit Project, щракнете върху X в горния десен ъгъл на панела.

Как да работите в изглед Списък

Grid изгледът на страницата Work е ограничен в това, което може да показва, тъй като картите заемат доста малко недвижими имоти на екрана. Можете да видите проектите и задачите си в изглед на списък, както е показано тук, като щракнете върху бутона Преглед на списъка в горния десен ъгъл на Работната страница (точно под бутона Създаване на проект).

Страница QBOA Works

От този изглед имате на разположение допълнителни филтри. В допълнение към филтрирането за клиент, член на екипа и вид работа (проект, задача или заявка на клиента), вие също можете да филтрирате по статус и да зададете диапазон от дати за вас. И пак можете да редактирате всеки проект или задача; просто щракнете навсякъде в линията на проекта или задачата, за да се покаже панелът „Редактиране на проекта“, показан по-рано.

Как да работите в изгледа Календар

Изгледът на календара показва задачите, дължими за всяка избрана дата. В календара ще видите броя на дължимите задачи на всяка дата. Когато щракнете върху дата, QBOA използва дясната страна на изгледа Календар, за да покаже дължимите задачи на тази дата.

Общувайте с членовете на екипа относно работата

С риск да заявите очевидното, комуникацията е от първостепенно значение при работа в екипна среда. QBOA ви позволява да предоставяте известия по имейл за различни действия, свързани с проектите и задачите, които се появяват на работната страница. За да определите известията, които искате QBOA да изпрати на вашия екип, щракнете върху връзката Известия в горната част на Работна страница, за да се покаже раздела Известия на диалоговия прозорец Настройки на компанията.

Кликнете върху молива в горния десен ъгъл на секцията Имейл, за да включите и изключите известията по имейл за различни действия, които се извършват на работната страница. Щракнете върху Запиши, когато приключите, последвано от Готово, за да се върнете в QBOA.

Всеки член на екипа контролира получените известия. По подразбиране всеки член на екипа получава известия за нови задания и крайни дати по подразбиране, но, за да настрои останалите тези известия, всеки от членовете на вашия екип трябва да влезе в личния си акаунт в QBOA и да промени тези настройки.

Ако вашата организация използва Slack, инструмент за сътрудничество, който помага на вашия екип да се свърже, можете да интегрирате Slack с QBOA. Добавете приложението към QBOA, като щракнете върху Свързване сега на страницата Работа. Ако преди сте скрили рекламата за Slack, щракнете върху бутона Connect Work to Slack в раздела Известия на диалоговия прозорец Настройки на компанията.

Slack предлага безплатна версия, подходяща за малки екипи, които искат да изпробват Slack; безплатната версия има някои ограничения. Slack предлага и две версии за „плащане“: Standard и Plus; цената на тези версии зависи от броя на активните потребители на Slack на месец.