1. SoftwareMicrosoft Office Как да си сътрудничите в SharePoint от Office 365

От Петър Веверка

SharePoint е уеб-базирана платформа за сътрудничество за екип на Microsoft. Бизнесът използва SharePoint Online, за да съхранява документи, да управлява проекти и да разрешава на своите колеги да си сътрудничат.

SharePoint Online не е непременно повсеместен (присъства или се среща навсякъде), но се опитва да бъде. Онлайн сайтовете на SharePoint са проектирани така, че да са достъпни отвсякъде - от настолен компютър, лаптоп, таблет или смартфон. Независимо от устройството, което използвате, съдържанието трябва да е достъпно и удобно за потребителите.

Тази статия представя SharePoint Online, ви казва как да намерите пътя си около екипния сайт, да качвате и да работите с файлове в библиотеки на документи, да споделяте файлове с колеги, да синхронизирате файлове и да актуализирате вашия профил в Office 365.

Представяне на екипни сайтове

Сайтът на екипа на SharePoint е работно пространство за сътрудничество, където колегите могат да работят върху едни и същи файлове, да проследяват проекти и да взаимодействат помежду си.

Фигурата показва типичен сайт за екип на SharePoint Online в прозореца на Office 365. Тези сайтове могат да изглеждат различно в зависимост от това как администраторите на сайтове ги настройват, но имат еднакви общи инструменти. Екипният сайт предоставя средства за отваряне на приложения на Office 365, качване и изтегляне на файлове и сътрудничество с колеги. Тези страници обясняват как да влезете в екипния сайт и да намерите пътя си по екрана.

Сайт на екипа на SharePoint Online

Влизане в екипен сайт

Имате нужда от парола и мрежов адрес, за да влезете в сайта на екипа на SharePoint. Има вероятност да получите тези елементи от вашия приятелски администратор на съседна система. Следвайте тези стъпки, за да влезете в сайта на екипа на SharePoint:

  1.  Отворете уеб браузър и отворете сайта на екипа на вашата организация. Как изглежда уеб адресът на вашия екипен сайт, зависи от това дали вашата компания използва собствено име на домейн (като company.com) или формата за именуване по подразбиране на Office 365 (което изглежда нещо като yourcompany.sharepoint.com).  Ако бъдете подканени за идентификационни данни, въведете потребителското си име, въведете паролата си и щракнете върху OK. Какво ще се случи след това зависи от това как изглежда вашата локална (локална) среда и как администраторът конфигурира SharePoint. Можете да кацнете в сайта на екипа, без да е необходимо да въвеждате потребителското си име и паролата.

Намиране на заобикалящия сайт на SharePoint Online

Вижте предишната фигура, докато обикаляте типичен сайт за Sharepoint екип:

  • Стартиране на приложения: За стартиране на уеб приложения на Office 365. Поради външния си вид понякога се нарича менюто на вафли. Известия: За получаване на административни и дефинирани от потребителя сигнали. Настройки: За промяна на потребителските настройки. Кои опции получавате зависи от нивото на привилегиите ви. Меню на потребителя: За влизане, излизане и преглед на вашия профил. Търсене в сайта: за намиране на съдържание в сайта. Панел за навигация: За достъп до популярно съдържание в сайта на екипа. Обикновено администраторът на сайта определя какво се появява в панела за навигация. Списъци: За изброяване на задачи, които се нуждаят от вършене, включително проекти за работа по проекти и обща цел „да се правят“. SharePoint предлага предварително изградени шаблони за различни видове списъци, много от които ви позволяват да присвоите елементи от списъка на конкретни потребители на SharePoint. Библиотеки с документи: За хостинг на файлове, които вие и други членове на екипа можете да отворите и работите.

Сайтът на SharePoint е уебсайт като всеки друг. Можете да създадете отметки в браузъра си до местата в SharePoint, които посещавате често.

Как се работи с библиотеки с документи

Библиотеката с документи е основното хранилище на данни в сайта на SharePoint. Не позволявайте на думата документ да ви заблуди. Можете да съхранявате всеки тип файл в библиотека с документи.

Използвайте библиотеката с документи, за да съхранявате файлове с цел сътрудничество. Тези страници обясняват как да отваряте файлове в библиотеката с документи, да качвате файлове, да редактирате файлове и да споделяте файлове.

Отваряне на файл в библиотека с документи

Следвайте тези стъпки, за да намерите и отворите файл:

  1.  Използвайте лентата за навигация, за да намерите и изберете файла, който искате да отворите. Администраторът може да е поставил пряк път до библиотеката с документи на началната страница на екипния сайт или другаде на сайта.  Щракнете върху бутона Open (трите точки) до името на файла, който искате да отворите. Появява се изскачащ прозорец, както е показано. Показва ви предварителен преглед на файла, така че можете да сте сигурни, че отваряте правилния.  Кликнете върху бутона Още действия (отново три точки). Фигурата показва къде се намира бутонът Още действия. Появява се изскачащо меню с всички възможни действия, които можете да предприемете с файла, както е показано.  Отворете файла. Можете да отворите файла в настолно приложение на Office или Office Web App:
  • Приложение за настолен офис: Изберете първата опция в изскачащото меню. Например, ако имате работа с документ в Word, изберете Отваряне в Word. Файлът се изтегля на вашия компютър, за да можете да работите върху него там. Промените, които правите във файла на вашия компютър, се качват автоматично в копието, съхранено в SharePoint. Office Web App: Изберете втората опция в изскачащото меню, опцията с думата онлайн в нейното име. Отваря се уеб приложение, така че можете да редактирате файла.
Библиотека с документи на SharePoint

Ето един пряк път: За да отворите файл в уеб приложение на Office, просто щракнете върху неговото име в библиотека с документи.

Как да работите с колеги в един и същ файл

Понякога, когато се опитате да отворите файл, не можете да го направите, защото някой първо е попаднал там. Администраторите решават дали повече от един човек може да редактира файл едновременно.

Ако файл позволява повече от един редактор, изпълнете следните стъпки, за да отворите файл, който в момента се редактира, и да направите свои собствени приноси:

  1.  Отворете файл в библиотеката с документи. Предишната тема в тази глава обяснява как да отворите файл. Следващата фигура показва Word файл, отворен в Word Web App.  Потърсете индикации, че файлът в момента се редактира от колега. Както е показано, Word Web App ви казва името (или имената) на другите, работещи върху файла. Ако погледнете внимателно, можете също да видите местоположението на курсора на други редактори. SharePoint е напълно добре, позволявайки на множество хора да работят в един и същ файл.  Направете редакторските си промени във файла.  Когато приключите с редактирането, щракнете върху бутона Назад на уеб браузъра или стартовия панел на Office 365, за да се върнете към сайта на екипа. Не се притеснявайте за запазването на промените във файл. Office 365 автоматично записва промените ви.
Съвместно редактиране в SharePoint Online

Как се качват файлове в библиотека с документи

Следвайте тези стъпки, за да качите файл от компютъра си в библиотеката с документи на SharePoint Online:

  1.  В SharePoint отидете в библиотеката с документи, където искате да качите файла.  Кликнете върху Качване. Както е показано на следващата фигура, се появява диалоговият прозорец Добавяне на документ. Ако не виждате бутона за качване в библиотеката с документи, говорете с администратора си. Може да нямате разрешение за качване на файлове.  В диалоговия прозорец Добавяне на документ щракнете върху бутона Избор на файлове.  В диалоговия прозорец Отваряне изберете файла, който искате да качите и щракнете върху Отвори. Можете да качите повече от един файл, като изберете повече от един в диалоговия прозорец Отваряне.  В диалоговия прозорец Добавяне на документ въведете коментари за версия, ако е необходимо. SharePoint може да бъде конфигуриран да съхранява няколко версии на един и същ документ. Вашият администратор може да изиска от вас да въведете коментари, за да опишете файла, който качвате.  Щракнете върху OK. Докато сте в него, разгледайте дали файлът, който сте качили, се показва в библиотеката с документи.
качване в библиотеката на документи

За да качите файлове, можете да плъзнете един или повече файлове от прозореца на File Explorer на вашия компютър и да ги пуснете в библиотека с документи. Колко удобно!

Как да споделяте файлове с колеги

В терминологията на SharePoint споделянето означава да се запознаят колегите с файл, който могат да редактират. След като споделите файл, можете да предупредите колегите по имейл, че файлът е споделен. Понякога администраторите не позволяват на някой да споделя файл, но ако можете да споделяте файлове, изпълнете следните стъпки, за да споделите файл с колега:

  1.  Намерете файла, който искате да споделите, и щракнете върху бутона Open. Потърсете трите точки до името на файла, за да намерите бутона Open. Появява се изскачащ прозорец.  Кликнете върху Споделяне в долната част на изскачащия прозорец. Виждате диалоговия прозорец Споделяне, както е показано. офис-привлекателна-сътрудничество Покани колега да сътрудничи на файл.  Въведете името на лицето, с което искате да споделите файла. SharePoint отваря падащ списък веднага щом започнете да пишете. Можете да изберете име от списъка.  Въведете описателно съобщение. Може да обясните какъв е файлът и защо искате да го споделите.  Изберете или премахнете отметката от опцията Изискване за влизане. Премахнете отметката от опцията Изискване за влизане, ако искате да споделите файла с хора извън вашата организация. За обикновена бизнес употреба изберете тази опция, за да сте сигурни, че само членовете на екипния сайт могат да преглеждат файла.  Изберете опцията Изпращане на покана по имейл.  Кликнете върху бутона Споделяне.

Следващата фигура показва как изглежда съобщението за споделяне на човека, който го получава. Получателят може да натисне бутона Open (Отвори), за да отвори файла и да започне да работи по него.

Покана за споделяне на файл.

Как да гледате файлове офлайн

Понякога компютърът ви няма достъп до портала на SharePoint Online. Например, представете си, че сте в самолет и трябва да актуализирате някои работни файлове, но не сте свързани с SharePoint. За да разрешим този проблем с достъпа до офлайн документи, Office 365 ни дава възможност да синхронизираме файлове. Синхронизирането ви дава достъп до файлове, базирани на SharePoint на вашия локален компютър, и не е нужно да се притеснявате от интернет връзка. След като се свържете отново с Интернет (след като самолетът кацне), OneDrive синхронизира файловете със своите онлайн колеги.

Важно е да се разбере, че OneDrive синхронизира две копия от всеки файл, едното копие, съхранявано в библиотеката с документи на SharePoint Online, а другото копие, съхранявано локално на вашия компютър.

Следвайте тези стъпки, за да синхронизирате файлове на SharePoint с файлове със същото име в OneDrive:

  1.  В SharePoint намерете библиотеката с документи, която искате да синхронизирате с вашия компютър. Не е нужно да синхронизирате всяка библиотека с документи на сайта в екип. Синхронизирайте само файловете, до които искате да имате достъп офлайн.  От менюто на библиотеката с документи щракнете върху Синхронизиране. Следващата фигура показва къде се намира бутонът за синхронизиране. Изскачащо известие ви казва, че SharePoint изтегля съдържанието на библиотеката на документи и го синхронизира с вашия OneDrive for Business клиент.  От областта за уведомяване на лентата на задачите на Windows 10 щракнете върху иконата OneDrive. Както е показано, тази икона изглежда като облак. Появява се списък на скоро синхронизирани файлове, в този случай файлове от библиотеката на документи.  От прозореца на OneDrive щракнете върху Отваряне на папката, за да видите местните копия на файлове. Отсега нататък можете да работите върху тези файлове локално или директно от SharePoint. OneDrive автоматично ще запази всички промени в синхронизирането.

Поглъщайки се по-дълбоко в Office 365

Office 365 предлага екрана Delve, за да актуализира вашия профил и да общува по-добре с членовете на екипа. В зависимост от размера на вашата организация, уверяването, че вашият профил в Office 365 е актуален, може да бъде изключително полезен. Колегите могат да разгледат вашия профил в Office 365, за да видят дали сте подходящата за даден проект. Те могат да разгледат вашия профил, за да открият как да ви намерят. Екранът Delve е малко като портал за социални медии, тъй като предлага удобен начин за комуникация с вашия екип.

Следвайте тези стъпки, за да се задълбочите в Office 365:

  1.  В SharePoint Online отворете менюто на потребителя и щракнете върху Моят профил. Менюто на потребителя се намира в горния десен ъгъл на екрана на Office 365. Екранът Delve се отваря, както е показано.  Използвайте контролите на екрана Delve, за да актуализирате вашия профил и да общувате с колегите си. Можете да персонализирате този екран, за да се представите по-добре за вашите колеги.  Щракнете върху Актуализиране на потребителския профил, когато приключите с промените.