1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksКак да добавите артикули към списъка с артикули QuickBooks 2019

От Стивън Л. Нелсън

Можете да добавите куп видове елементи към списъка с елементи на QuickBooks. Списъкът с артикули съхранява описания на всичко, което залепите във фактура или поръчка за покупка.

Когато мислите за това за минута, осъзнавате, че имате различни видове предмети. Ако например сте търговец на дребно, инвентарят, който продавате, може да се появи във фактура. Ако предоставяте отстъпки на различни видове клиенти, отстъпките могат да се появят във фактура като договорена покупка. Ако сте в състояние, което облага данъците върху продажбите, данъкът върху продажбите се показва като договорена покупка във фактура.

Описвате различни елементи по различни начини. Описвате артикул с инвентар, който може да се появи във фактура по различен начин от начина, по който описвате данък върху продажбите, който трябва да начислите.

За да добавите елемент към списъка си с артикули, изпълнете следните стъпки:

QB-нов-т

Как да добавите услуга към списъка с елементи на QuickBooks

Използвате сервизни елементи за закупуване или фактуриране за артикули, които представляват услуга. Ако сте CPA, вероятно подготвяте данъчни декларации за физически и юридически лица. Когато таксувате клиент за изготвяне на данъчната му декларация, договорената покупка, която се показва във фактурата за подготовка на данъчна декларация, е услуга.

Във вашия бизнес вероятно имате и артикули за обслужване. Доставчик на здравни грижи, като зъболекар или лекар, осигурява лечение или извършва процедури. Зъболекарите могат да запълнят кухини. Лекарите могат да извършват физикали или да правят ваксинации. Тези дейности представляват услуги.

Дори търговци на дребно и предприемачи - фирми, които обикновено смятате за продажба на материални физически стоки - често продават услуги. Търговецът може да подари покупка, която е услуга. Изпълнител може да предостави услуги като боядисване и почистване.

За да добавите услуга, покажете прозореца New Item и изберете Service от падащия списък Type. В полето Име / Номер на артикул дайте на услугата кратък код или име. Ако услугата е подтема, поставете отметка в квадратчето Subitem Of и идентифицирайте родителския елемент.

Поставете отметка в квадратчето, озаглавена Тази услуга се използва в събрания или се изпълнява от подизпълнител или партньор, ако услугата се предоставя от (както показва прозорецът) подизпълнител, собственик или партньор. Вие посочвате кои услуги се извършват от подизпълнители, собственици и партньори, тъй като тези страни са предмет на различни правила за данъчно счетоводно отчитане.

След това използвайте полето Описание, за да опишете услугата. Вашето описание се показва във фактури и поръчки за покупки, така че тук искате да бъдете внимателни. Използвайте полето Rate, за да опишете цената или тарифата за единица услуга. Използвайте падащия списък Данъчен код, за да посочите дали услугата е облагаема. И накрая, използвайте падащия списък Акаунт, за да определите коя приходна сметка трябва да бъде кредитирана, когато артикулът се продава на някой клиент, клиент или пациент.

Как да добавите инвентарна част към списъка с елементи на QuickBooks

Частите на инвентара са тези елементи във фактури и поръчки за покупка, които представляват физически стоки, които купувате, държите и продавате. Ако сте търговец на дребно, всички тези неща, които седят на рафтовете на магазина ви, представляват инвентар. Ако сте производител, суровините, които купувате и след това използвате за сглобяване на вашите продукти, представляват инвентар.

За да настроите част от инвентара, покажете прозореца New Item и изберете Inventory Part от падащия списък Type. QuickBooks показва версията на частта за инвентара на прозореца New Item.

QB-опис-част

Използвайте полето Име / Номер на артикул, за да предоставите описателен, но кратък код или име за елемента. Ако елементът е подтема на някой друг родителски елемент, изберете квадратчето Subitem Of и след това идентифицирайте родителския елемент, като използвате текстовото поле Subitem Of.

Полетата Информация за покупка и Информация за продажбите ви позволяват да определите информацията, която се показва в поръчки за покупки и фактури. Полето „Описание на сделки за покупка“ в областта „Информация за покупка“ например ви позволява да предоставите текста, който QuickBooks показва в поръчки за покупка. Можете също да познаете цената на покупката, като използвате текстовото поле за разходи. Посочете цената на сметка за продадени стоки (COGS), която трябва да бъде дебитирана, когато този артикул се продава, като го изберете от падащия списък Сметка на COGS и идентифицирайте предпочитания доставчик за покупки на този артикул, като изберете този доставчик от падащия Предпочитан доставчик -надолен списък.

Полетата за информация за продажбите предоставят информацията, от която QuickBooks трябва правилно да включи артикула във фактура. Полето Описание на продажбените транзакции предоставя място, което можете да използвате, за да предоставите описанието, което QuickBooks трябва да използва за този артикул във вашата фактура. Полето Продажна цена ви позволява да предоставите вашата цена за артикула. Ако подлежите на облагане с данък върху продажбите, виждате (и трябва да използвате!) Падащия списък на Данъчния код, за да посочите дали артикулът е облагаем или не облагаем за целите на данъка върху продажбите. И накрая, падащият списък „Сметка за доходите“ ви позволява да посочите коя сметка за доходите трябва да бъде кредитирана при продажба на този артикул.

Ако сте объркани от това, че виждате три падащи списъка на акаунта във версията на частта с инвентара на прозореца Нов артикул, имайте предвид, че когато продавате артикул, проследявате доходите, като кредитирате сметка за доходите и цената на стоките, продадени от дебитиране на COGS акаунта.

Използвайте полетата Информация за инвентара, за да опишете как QuickBooks трябва да обработва проследяването на инвентара за продукта. Използвайте например падащия списък Акаунт за активи, за да посочите кой акаунт QuickBooks трябва да използва за проследяване на инвестицията в долара в този елемент. Обикновено използвате акаунта за активите на инвентара, но можете да използвате и друга сметка за активи. Използвайте полетата Reorder Point, за да определите нивото на складиране на инвентара, при което искате QuickBooks да ви предупреди да пренаредите артикула. Ако имате инвентар за този артикул, въведете количеството, което имате под ръка, и стойността, която имате под ръка, в полетата „Под ръка“ и „Обща стойност“. Освен това посочвате датата, на която информацията за количеството и стойността ви е правилна, като използвате полето As Of.

Наистина не бива да въвеждате салда в инвентара за даден артикул, когато го настройвате в списъка с артикули. Трябва да въвеждате или променяте количествата и стойностите на инвентара, когато закупувате инвентара (записан в прозореца Създаване на поръчки за покупка или прозореца Писане на проверки) и когато продавате инвентара (обикновено се записва в прозореца Създаване на фактури или в прозореца за продажби). Ако въведете количество, различно от нула или обща стойност, различна от нула, в прозореца Нов артикул, вие също трябва да направите запис в дневник, за да запишете другата половина на транзакцията. Ако този „друг половин“ бизнес звучи сложно, просто ми повярвайте: не трябва да въвеждате информация за количеството или стойността в този прозорец. Ако разбирате този бизнес на "друга половина", за който говоря, трябва да знаете по-добре, отколкото да въвеждате информация за количеството или стойността в прозореца Нов артикул!

Можете да щракнете върху бутона Правопис, за да проверите изписването на думи и фрази, които сте въвели в прозореца Нов елемент. Можете също да щракнете върху бутона Next, за да запазите информацията, която сте въвели за даден артикул, и да преиграете отново прозореца New Item, така че да можете да добавите друг елемент.

Как да добавите неинвентарна част към списъка с елементи на QuickBooks

За да добавите неинвентаризационна част - която е осезаема стока, която продавате, но за която не проследявате инвентара - покажете прозореца Нов артикул и изберете Не-инвентарна част от падащия списък Тип. Когато QuickBooks покаже версията на частта без инвентаризация на прозореца Нов елемент, дайте на инвентаризационната част име или код, като използвате полето Име / Номер на артикул. Ако новият елемент е подтема, изберете квадратчето Subitem Of и след това идентифицирайте родителския елемент, като използвате текстовото поле Subitem Of. Използвайте полето за описание, за да предоставите описанието, което трябва да включва фактури, които се таксуват за тази неинвентарна част. Очевидно въвеждате цената в полето Цена. Използвайте падащия списък Данъчен код, за да определите дали артикулът подлежи на облагане с данък върху продажбите. И накрая, използвайте падащия списък Акаунт, за да идентифицирате сметката за доходите, която трябва да бъде кредитирана за продажби на тази неинвентарна част.

QB-noninventory-част

Обърнете внимание на квадратчето с етикет Този артикул се използва в сглобки или се купува за конкретен клиент: Работа. Ако поставите отметка в това, QuickBooks показва малко по-различна версия на прозореца с частта без инвентаризация. Тази версия на прозореца включва области за информация за покупка и информация за продажбите, които работят по същия начин като областите за информация за покупка и информация за продажбите, доставени от обикновената версия на частта за инвентаризацията на прозореца Нов артикул.

QB-необичайно noninventory-част

Как да добавите елемент с друга такса към списъка с елементи на QuickBooks

Елемент с друга такса е артикул, който използвате за закупуване или фактуриране за неща като друг труд или услуги; материали, които не проследявате като инвентар; и специални такси, като например за доставка или настройка или бърза работа.

За да настроите елемент с друго зареждане, покажете прозореца New Item и изберете Other Charge от падащия списък Type. Когато го направите, QuickBooks показва версията Other Charge на прозореца New Item. За да завършите настройването на вашия друг елемент за таксуване, дайте на таксата име или код или съкращение, като използвате полето Име на артикул / Номер. Ако другият елемент на таксуване е поддизайн, изберете квадратчето Subitem Of и след това идентифицирайте родителския елемент, като използвате текстовото поле Subitem Of. Очевидно използвате полето за описание, за да предоставите описание на таксата. (Не забравяйте, че това описание се показва във фактурите ви.) Използвайте полето Сума или%, за да определите как се изчислява или таксува таксата. Използвайте падащия списък Данъчен код, за да идентифицирате таксата като обект на данък върху продажбите - или не подлежи на облагане с данък върху продажбите. Използвайте падащия списък Акаунт, за да идентифицирате сметката за доходите, която трябва да бъде кредитирана, когато фактурирате за тази друга такса.

QB-друг заряд

Ако поставите отметка в квадратчето, озаглавен Този елемент се използва в събрания или е възстановима такса, QuickBooks добавя втори набор от полета в прозореца Нов елемент. Един набор от кутии с етикет Информация за покупка предоставя информация, която влиза в поръчки за покупка или се използва за записване на покупки и поръчки за покупка. Другият набор от кутии, обозначен с информация за продажбите, включва фактури и разписки за продажбите, за да запише действителната продажба или фактуриране за другата такса.

Ако искате да въведете друга такса, която трябва да се изчисли като процент, трябва да въведете символа% в полето Сума или%. За да включите във фактурата артикул с друга такса, който е равен на 25 процента от предишния артикул във фактурата, например въведете 25% в полето Сума или%.

Как да добавите субтотален елемент към списъка с елементи на QuickBooks

Ако вашата поръчка за покупка, касова бележка или фактура включва подточна договорена покупка, вие създавате субтотален артикул в списъка си с артикули. За целта покажете прозореца New Item и изберете Subtotal от падащия списък. След това, дайте на субтоталния елемент име или съкращение и използвайте полето Описание, за да опишете субтотала. И накрая, проверете колоната или колоните, които искате QuickBooks да изискат. (Обикновено искате само колоната с сумата да бъде сумата, но можете също така да имате и колоните за количество, цена и цена.) Фигурата показва субтоталната версия на прозореца Нов артикул.

QB-междинна сума новият-т

Ако използвате други елементи на такса, които се изчисляват като процент или отстъпки, изчислени като процент, почти сигурно се нуждаете от субтотален елемент. Друга такса, която обикновено се изчислява като процент, обикновено се изчислява като процент от междинна позиция. По същия начин артикулът с отстъпка, който се изчислява като процент, се изчислява като процент от междинна позиция.

Как да добавите групов елемент към списъка с елементи на QuickBooks

Груповият артикул ви позволява по-лесно да фактурирате клиенти, когато от гледна точка на клиента той купува един артикул, но от ваша гледна точка, всъщност продавате няколко артикула. Това определение звучи любопитно в началото, но нека да ви дам един бърз пример. Да предположим, че сте цветар, който прави процъфтяващ бизнес на Свети Валентин. Вашите най-продавани артикули може да са червени рози и доста кристални вази. Но вероятно не продавате отделни рози и индивидуални вази. Всъщност продавате дузина рози с една ваза. Въпреки че искате да проследявате индивидуално покупките на десетки червени рози и отделни кристални вази в поръчките си за покупка, във фактурите си към клиентите искате да таксувате „дузина червени рози в кристална ваза“.

Ако този пример няма смисъл, представете си по-сложна флорална подредба, включваща дузина червени рози, кристална ваза, бебешко дъх, консервант за цветя, опаковане от хартия, панделка, кутия и т.н. В този случай наистина ли искате фактура, която показва може би 20 артикула? Или искате фактура, която показва един артикул: дузина червени рози в кристална ваза? Ето защо създавате групови елементи. Елементът от група ви позволява да създавате един артикул, който използвате във фактури, но този групов артикул всъщност съчетава куп отделни елементи, които вероятно използвате в поръчките си за покупка.

За да създадете групов елемент, покажете прозореца Нов елемент и изберете Група от падащия списък Тип. Когато QuickBooks показва груповата версия на прозореца New Item, използвайте полето Name / Number Group, за да дадете име или код на групата. Използвайте полето Описание, за да дадете на групата подходящо описание. Използвайте колоните Елемент, Описание и Qty в долната част на прозореца, за да идентифицирате отделните елементи и количества от елементи, които се комбинират, за да направите група.

Как да добавите артикул за отстъпка в списъка с артикули на QuickBooks

Елементът с отстъпки изважда фиксирана сума или процент от сумата. За да настроите артикул с отстъпка, покажете прозореца Нов артикул и изберете записа отстъпка от падащия списък Тип. Когато го направите, QuickBooks показва версията с отстъпки на прозореца New Item.

За да настроите вашата отстъпка, въведете име или съкращение за отстъпката в полето Име на артикул / Номер. Ако артикулът с отстъпка е подраздел, изберете квадратчето Subitem Of и след това идентифицирайте родителския елемент, като използвате текстовото поле Subitem Of. Обикновено описвате отстъпката, като използвате полето Описание. Въведете сумата на отстъпката в полето Сума или% като сума в долар или като процент. (Ако въведете отстъпката като процент, не забравяйте да включите символа за процент.) Използвайте падащия списък Акаунт, за да посочите кой акаунт се дебитира за отстъпката. И накрая, използвайте падащия списък на Данъчния код, за да посочите дали отстъпката се прилага преди данък върху продажбите. (С други думи, посочете дали отстъпката подлежи на облагане с данък върху продажбите.)

Ако настроите артикул с отстъпка, който изчислява отстъпката като процент, вероятно също се нуждаете от субтотален елемент. След това във фактурите си следвайте междинния артикул с артикула за отстъпка. По този начин можете лесно да изчислите процента на отстъпката, като погледнете сумарната сума.

Как да добавите елемент за плащане към списъка с артикули на QuickBooks

Ако понякога приемате плащания в или преди точката, в която фактурате клиент, можете да създадете платежен артикул и след това да добавите платежния артикул в долната част на фактурата. Ако направите това, фактурата, сумата за плащане и дължимата нетна сума се показват в един и същ документ. Това е много готино.

За да настроите елемент за плащане, покажете прозореца Нов артикул и изберете Плащане от падащия списък. QuickBooks показва версията за плащане на прозореца New Item. Използвайте полето Име / Номер на артикул, за да дадете на платежния артикул код или име като „плащане“. Използвайте полето Описание, за да предоставите приятно описание на плащането. (Не се шегувайте, може да искате да включите фразата Благодаря като част от описанието на плащането, като например Плащане ... благодаря!) Използвайте падащия списък Метод на плащане, за да идентифицирате начина на плащане: American Express, чек, пари в брой, Открийте, MasterCard или Visa, според случая. И накрая, използвайте радио бутоните - Групиране с други недепозирани средства и депозиране до -, за да идентифицирате какво се случва с получените пари като част от плащането. Ако посочите, че парите са депозирани, вие също избирате правилната банкова сметка от падащия списък „Депозиране към“.

Как да добавите елемент на данъка върху продажбите към списъка с артикули на QuickBooks

Ако продавате артикули, подлежащи на облагане с данък върху продажбите, вие също включвате договорени покупки във фактурите си, които таксуват и проследяват тези данъци върху продажбите. За целта създавате статии за данък върху продажбите. За да създадете данък върху данъка върху продажбите, покажете прозореца Нов артикул и изберете Подаване на данък върху продажбите от падащия списък Тип. Когато го направите, QuickBooks показва версията на данъка върху продажбите на прозореца New Item. Използвайте полето Данък за данък върху продажбите, за да идентифицирате или предоставите съкращение за данъка върху продажбите. Използвайте полето Описание, за да дадете описание на данъка върху продажбите. И накрая, използвайте полето Данъчна ставка (%), за да идентифицирате данъчната ставка върху продажбите и падащия списък на Данъчната агенция (доставчик, който събирате за), за да идентифицирате данъчната агенция, която ще плащате.