1. SoftwareBusiness SoftwareQuickbooksСчетоводни дейности в QuickBooks Онлайн счетоводител

От Илейн Мармел

Често счетоводителите трябва да прекласифицират транзакции, да проверяват невалидни и заличени транзакции, да отписват фактури и да извършват други дейности. Онлайн счетоводител на QuickBooks (QBOA) съдържа инструменти, които улесняват извършването на тези дейности.

За да видите и използвате инструментите, които QBOA предоставя на счетоводителите, отворете всеки клиент QBO компания. След това на лентата с инструменти QBOA щракнете върху бутона счетоводни инструменти (този, който прилича на куфар). QBOA показва менюто счетоводни инструменти, показано тук.

QBOA счетоводни инструменти

Страницата за подготовка за данъци в QBOA

Използвате инструмента Prep for Taxes, за да коригирате и преглеждате акаунти, преди да подготвите клиентските данъци. Страницата „Подготовка за данъци“ замества страницата „Пробен баланс“. Страницата е добре проектирана, за да ви помогне да намерите акаунти, които се нуждаят от корекции в края на годината, и лесно да ги направите, като предоставите връзка към транзакцията за вписване в журнал.

Страницата, която виждате, първоначално представя работен пробен баланс като този, показан тук.

Раздел QBO Преглед и коригиране
  • Стойностите в графата Неизгладен баланс се заключват на страницата, за да се защити целостта на данните. Ако щракнете върху карата до различните заглавия (тоест Текущи активи, Банкови сметки и т.н.), ще откриете, че можете да щракнете върху връзката Извършване на корекция в графата Действия до подходящ акаунт, за да създадете коригиращи записи в журнала за този акаунт. Когато щракнете върху връзката, QBOA отваря прозорец за въвеждане в дневник, където можете да запишете коригиращия запис - и QBOA автоматично избира настройката за коригиране на журнала? отметка. След като запазите записа, QBOA преиздава страницата Prep for Taxes и показва, че сте направили промяна (вижте следната фигура). Ако приемете промяната, QBOA актуализира страницата Prep for Taxes, за да включи вашата корекция; в допълнение QBOA променя колоната Adju prilago Balance, за да отразява вашата корекция.
  • Можете да щракнете върху всяка стойност на долара, която се показва като връзка, за да видите отчет за всички транзакции, които съставят този баланс. От отчета можете да разгледате определена транзакция и, ако е необходимо, да я промените. След като запазите транзакцията и преиграете отново отчета, можете да щракнете върху връзката „Назад към подготовката за данъци“ в горната част на страницата с отчета, за да преиграете отново страницата „Подготовка за данъци“. QBOA отново показва, че сте направили промяна и след като приемете промяната, актуализира страницата Prep for Taxes, за да включи промяната. Можете да използвате стрелката надолу в колоната „Действия“, за да добавите бележки и да прикачите документи към определен ред. Това ви помага да си спомните защо сте направили конкретна корекция.

Ако използвате ProConnect Tax Online, софтуер за подготовка за данъчна подготовка на Intuit, за да подготвите данъчната декларация на клиента, тогава ще искате да се уверите, че сметките на вашия клиент са правилно картографирани към редове в данъчните формуляри. Функцията Prep for Taxes автоматично картографира повечето салда по сметки в редове на данъчните формуляри, които ще подадете за корпорации, използващи IRS формуляр 1120 (за корпорации) или 1120s, партньорства, които използват IRS формуляр 1065, нестопански организации, които използват IRS формуляр 990, и еднолични собственици, използващи Формуляр IRS 1040. За други видове бизнес организации можете ръчно да присвоите акаунти на данъчни редове. Можете също така ръчно да присвоите редове в данъчни формуляри за акаунти, които инструментът не разпознава, и можете да променяте начисления на данъчни редове, ако е необходимо. Имайте предвид, че бутонът Преглед на данъчната декларация изглежда недостъпен, ако все още не сте избрали данъчен формуляр за клиентската компания QBO.

Кликнете върху раздела „Данъчно картографиране“ на страницата „Подготовка за данъци“, за да видите страницата, която използвате за картографиране на клиентската информация за QBO за миналата година директно в данъчни форми.

QBO данъчно картографиране

Ако все още не сте избрали данъчен формуляр за QBO компания, при първия избор на раздела Данъчна карта, ще бъдете подканени да изберете такъв. Или можете да щракнете върху бутона „Редактиране“ (молива) до избрания формуляр в долната лява част на страницата „Подготовка за данъци“ и изберете данъчен формуляр.

За да присвоите акаунт към линия на данъчен формуляр или да редактирате реда, на който е зададен акаунт, щракнете върху връзката Присвояване на данъчна линия. QBOA показва панела Присвояване на данъчна линия в дясната страна на екрана, който съдържа поле със списък, от което избирате съответния ред за данъчен формуляр, след което щракнете върху Запазване.

Когато приключите с прегледа на страницата за подготовка за данъци и направите корекции на записи, можете да щракнете върху бутона Избор на данъчна опция в горния десен ъгъл на страницата и след това щракнете върху Създаване на нова доходност или актуализиране на съществуваща декларация (според случая), за да прехвърлите информацията до ProConnect Tax Online и генерира данъчна декларация. Не плащате нищо за използване на функцията Prep for Taxes; плащате само когато отпечатате или изпратите E-файл за връщане от ProConnect Tax Online.

Ако не използвате ProConnect Tax Online или не сте подготвител на данъци, имате възможност да експортирате корекциите във файл със стойности, разделени със запетая (CSV) (четим от Excel), така че да можете да ги импортирате в отделно приложение , Изберете опцията за експортиране на CSV файл от бутона Избор на данъчна декларация.

Прекласифициране на транзакции в QBOA

Когато изберете Прекласифициране на транзакции от менюто Инструменти на счетоводителя, се появява страницата „Прекласифициране на транзакции“ (вижте следната фигура). Можете да използвате тази страница, за да прекласифицирате транзакции, без да се притеснявате за крайната дата на компанията.

QBO прекласифицира транзакции

Използвате информацията в секцията „Сметки“ в лявата част на страницата и секцията „Транзакции“ от дясната страна на страницата, за да филтрирате за периода от време и типа на сметките (печалба и загуба или баланс), които искате да вземете предвид. След това избирате акаунт в лявата част на страницата и QBOA показва транзакции, които отговарят на критериите от дясната страна на страницата. Можете да прекласифицирате, поотделно или като група, транзакции, които показват зелен кръг.

Следвайте тези стъпки, за да прекласифицирате транзакциите:

 1. Отляво на страницата задайте диапазона от дати, който искате да вземете предвид, заедно със счетоводната основа.

 2. От полето Преглед списък изберете типа акаунти, които искате да разгледате - акаунти за печалба и загуба или сметки за баланс.

 3. Щракнете върху акаунт в списъка под полето Преглед на списък, за да разгледате транзакциите на този акаунт.

Транзакциите в акаунта се появяват от дясната страна на страницата.

 4. Над списъка на транзакциите от дясната страна на страницата задайте филтри, които да показват видовете транзакции, които бихте могли да помислите за прекласифициране.

Можете да правите промени в транзакции, които показват зелени кръгове. Можете също да щракнете върху транзакция, за да я отворите в прозореца й и след това да направите промени в нея.

 5. За да промените едновременно няколко транзакции, изберете ги, като щракнете върху квадратчето до тях.

 6. Под списъка на транзакциите поставете отметка в квадратчето За избрани транзакции, Промяна.

 7. От списъка с акаунти, посочете друг акаунт.

Ако проследяването на класове е включено, ще видите и поле за промяна на зададения клас, по същия начин, по който можете да промените акаунт.

 8. Щракнете върху бутона Reclassify.

Разглеждане на обезсилени и изтрити транзакции

Можете да щракнете върху „Отменени / изтрити транзакции“ в менюто „Счетоводни инструменти“, за да се покаже Дневникът на одита. Изгледът по подразбиране на одитния дневник (вижте следната фигура) показва информация за онези транзакции, които са анулирани или изтрити. Но можете да щракнете върху бутона Филтър, за да зададете разнообразие от различни филтри, за да видите други видове транзакции и събития.

Дневник за одит на QBO

Отписване на фактури

Изборът на фактури за отписване от менюто „Счетоводни инструменти“ показва страницата „Изписване на фактури“, която ви позволява да преглеждате фактури, които може да искате да отпишете, и след това да ги отпишете в сметка по ваш избор. В горната част на страницата задавате филтри, които да показват фактурите, които искате да прегледате. Изберете възрастта на фактурите, за да ги видите

  • По-голям от 180 дни По-големи от 120 дни В текущия счетоводен период В персонализиран период от време, който сте задали

Можете също така да зададете ограничение за баланс.

Както е показано на следващата фигура, QBOA показва датата, възрастта, номера на фактурата, името на клиента, оригиналната сума на фактурата и дължимата сума по фактурата. За да отпишете фактури, поставете отметка в квадратчето до тях. След това в долната част на страницата изберете акаунта, който искате да използвате за отписване на фактури, и натиснете бутона Преглед и записване.

Функцията за отписване не прави корекции в текущия период; Вместо това той прави корекции в периода, в който първоначално е била създадена транзакцията - и може да повлияе негативно на затворени периоди. За да отпишете артикул в затворен период, вижте тази онлайн статия.

Отписване на фактури в QBO

QBOA показва диалоговия прозорец Потвърждаване на изписване, показан на следващата фигура. Ако информацията в диалоговия прозорец е правилна, щракнете върху Write Off. В противен случай щракнете върху Отказ.

QBO избрани фактури

Затваряне на книгите

Използвате командата за затваряне на книги от менюто Инструменти за счетоводител, за да покажете страницата Advanced в диалоговия прозорец за акаунти и настройки на QBO на компанията, показана на следната фигура. Можете да щракнете навсякъде в секцията „Счетоводство“, за да редактирате полетата в този раздел, които включват датата на затваряне на книгите.

Дата на затваряне на QuickBooks онлайн

Можете да зададете дата на затваряне и след това да разрешите промени преди датата на затваряне, след като QBO издаде предупреждение, или можете да изисквате парола за въвеждане на промени преди датата на затваряне. Кликнете върху Готово, за да запазите промените си.

Преглед на отчетите в QBOA

QBOA съдържа някои доклади от особен интерес за счетоводителите. Ако отворите клиентска компания QBO и след това от менюто счетоводни инструменти щракнете върху счетоводни отчети, се появява страницата с отчетите. Отчетите, маркирани като любими, се появяват първо и ако превъртите надолу, ще намерите всички отчети, организирани в различни групи. Отчетите в групата за моя счетоводител (повечето се появяват на следната фигура) може да ви представляват особен интерес, тъй като съдържат доклади като отчета за коригиран пробен баланс, отчета за коригиране на записи в журнала и други. Когато проверявате тези отчети, не забравяйте да превъртите надолу по страницата. За да направите някой от тези отчети в горната част на страницата „Отчети“ (за да не е необходимо да превъртате надолу), щракнете върху звездата до отчета, за да го маркирате като любим.

Ако изберете отчети за управление от менюто „Счетоводни инструменти“ (или щракнете върху раздела „Отчети за управление“, който се показва на показаната страница „Отчети“), QBOA изброява два персонализирани отчета за стил на управление: Основни финансови отчети на компанията и Разширена финансова компания. И двата отчета показват колекция от доклади, допълнена с елегантна заглавна страница и съдържателно съдържание. Кликнете върху връзката Преглед в графата Действие за всеки отчет, за да ги видите на екрана, или ги изтеглете на компютъра си като PDF файлове.

Отчетът за разширените финансови отчети на дружеството съдържа отчетите за печалбите, баланса, отчета за паричните потоци и детайлите за A / R за стареене и подробности за A / P стареене. Отчетът за основните дружествени финанси съдържа всички отчети с изключение на отчетите за подробности за стареенето. Ако щракнете върху стрелката надолу в колоната „Действия“ и след това щракнете върху „Редактиране“, можете да редактирате всеки отчетен пакет, за да добавите или изтриете отчети и да промените външния вид на страниците в отчета, включително да определите дали в отчета се появяват страници като съдържанието. , Използвайки същата стрелка надолу в колоната Действие, можете да изпращате тези отчети по имейл, да експортирате информацията в PDF файлове или DOCX файлове и да правите копия от тях, така че да можете да направите свой собствен набор от отчети за управление.

Копирането на един от тези доклади преди да го промените е чудесна идея; по този начин запазвате оригиналния отчет непокътнат, но създавате и своя собствена версия на него.

Ако изберете Моите персонализирани отчети от менюто Инструменти на счетоводителя или раздела Персонализирани отчети на страницата Отчети, се появяват отчетите, които сте персонализирали и запазили. Можете да щракнете върху Инструменти за отчети в менюто Инструменти на счетоводителя, за да зададете датите по подразбиране и базата за счетоводство. Можете също да видите състоянието на съгласуване на сметки за сметки в брой и кредитни карти и да видите и зададете информация за дата на приключване на фирмата.

Имайте предвид, че всички промени, които правите с помощта на Инструменти за отчет, нулират всички дати на отчета по подразбиране и счетоводната основа, дори ако стартирате отчета от екрана Отчети. Така че, ако вашият отчет се използва с неочакван набор от дати или счетоводна основа, проверете стойностите, зададени в Инструменти за отчет.

Също в менюто Инструменти за счетоводител ще намерите командата Инструменти за отчети. Когато изберете тази команда, QBOA показва страницата по подразбиране за отчети и инструменти, която ви позволява да зададете датите по подразбиране, които искате да използвате за отчети и инструменти в клиентската компания QBO. Тези дати по подразбиране не се прилагат за отчети за заплати, защото ТРЗ е отделен продукт, нито се прилагат за бързи отчети, които стартирате от страницата на сметкоплана; периодът за бързи отчети автоматично се настройва по подразбиране до От преди 90 дни.

Страницата „Отчети и настройки по подразбиране“ също показва дали книгите са затворени и предоставя бутон за затваряне на книгите, а страницата ви показва състоянието на съгласуване на банкови и кредитни карти.

Кратък поглед върху други счетоводни инструменти в QBOA

Менюто на счетоводните инструменти съдържа няколко други инструменти, които улесняват живота на счетоводителя, като например страницата за съгласуване; от тази страница можете да изберете да съгласувате избрания от вас акаунт или да прегледате съществуващите отчети за изравняване.

Също така от менюто Инструменти за счетоводители можете да изберете Записи в журнала, за да се покаже прозорецът за въвеждане на журнал, или сметкоплан, за да се покаже прозорецът на сметката. Можете също така да използвате командата New Window за бързо отваряне на нов прозорец в QBOA.

И накрая, от менюто Инструменти на счетоводителя можете да изберете ProConnect Tax Online, който отваря нов прозорец на браузъра и ви отвежда до данъчния център на ProConnect Tax Online, където можете да видите състоянието на данъчните декларации на вашите клиенти. ProConnect Tax Online се свързва с вашия QBOA акаунт, но всъщност е отделен продукт със собствени менюта в лентата за навигация.